Эффективная автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. Это может выражаться в:

- упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась,

- увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких,

- снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел,

- повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось,

- повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей,

- другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Подготовка к автоматизации

Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит «введение данных в программу». Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось ранее, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

- Какие разделы автоматизировать, а какие - нет.

- В каком порядке автоматизировать разделы.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

- учетные регистры для бухгалтерии,

- регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап),

- бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичной документации, автоматизированное заполнения первичной документации и отчетов и прочее с учетом особенностей хозяйственной деятельности.

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы.

Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:

- малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

- под какой операционной системой будет работать программа?

- сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозяйственных операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами:

- выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой,

- обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

Этап V. Вопросы техники

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:

- программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

- количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

а) отсутствие опыта автоматизации,

б) отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы :

- настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

- настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней. Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и прочее. Дальнейшее обучение делится на две ступени:

а) обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реального времени». Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реального времени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

б) обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе) :

- изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям,

- изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить доработку этих форм, создаваемых программой.

В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить доработку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

Две составляющие удачной автоматизации :

- качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

- сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий календарный план, выполнение которого должно регулярно контролироваться. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

Эффективная автоматизация

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерский учет – это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии.

Это может выражаться в следующем:

  1. Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась
  2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких
  3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел
  4. Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось
  5. Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше – надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухгалтерского учета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был «завал», так и остался .

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

  1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов
  2. Применяемая аналитика по различным счетам
  3. Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций
  4. Формы и содержание первичной документации
  5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Для проведения оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухгалтерском учете -то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки .

Этап II.Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет.

Для крупной организации следует решить:

  1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухгалтерского учета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге
  2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

Информация, получаемая из бухгалтерского учета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухгалтерский учет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований. Когда учет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

На выходе бухгалтерский учет дает:

  1. Первичные документы
  2. Учетные регистры для бухгалтерии
  3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап)
  4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухгалтерский учет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации).

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу.

Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Начинать нужно с принятия трех решений:

    Малую или большую программу покупать?
    Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию с учетом всех нюансов. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухгалтерского учета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур", "Высший сорт".

Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика".

Под какой операционной системой будет работать программа?
Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для DOS и для Windows. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры и если Windows не установлен, его придется установить

  • Сетевая будет программа или нет?
    Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.
  • Этап V. Вопросы техники

    Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны.

    Выбор компьютера зависит от факторов:

    1. Установленные программы. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если работать под Windows, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая
    2. Количество операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии .

    Процесс автоматизации

    Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

    Все широко распространенные программы автоматизации бухгалтерского учета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

    1. Настройка плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией учета и постановкой задачи
    2. Настройка типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела учета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей
    3. Настройка форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи
    4. Настройка форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. При качественной автоматизации учета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически.

    Когда программа настроена, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

    • Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям
    • Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ новые формы, но, тем не менее, даже новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут

    Главному бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы.

    Заключение

    За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

    Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

    Текст научной работы на тему «Автоматизация учета на предприятии»

    Последнее время по нашей стране прошел бум, связанный с автоматизацией учета на предприятиях. Где-то это была автоматизация бухгалтерии, где-то были внедрены даже крупные всеохватывающие корпоративные системы, такие как ЯЗ. Как правило, крупные системы стоят дорого, да и далеко не каждая фирма может сразу переучить весь свой персонал. Обычно предприятия ограничиваются автоматизацией отдельных блоков учета за сравнительно недорогую цену. Именно о такой автоматизации пойдет здесь речь.

    Для того чтобы определить, как и что нужно автоматизировать необходимо, определить цель. Для чего? Перед директором стоит три задачи:

    - получение внешней отчетности, (оперативное получение, минимальные затраты усилий)

    - получение внутренней отчетности (на основании данной отчетности принимаются решения по предприятию)

    - помощь в принятии решений на основании второго пункта данного абзаца.

    Задачи автоматизации должны рассматриваться предприятием как инвестиция средств, которые должны принести отдачу через улучшение управляемости, повышение эффективности производства, сокращение издержек и периода оборачиваемости денежных средств. Значение автоматизации сравнимо с увеличением мощностей предприятия. Наше внимание будут занимать первые два пункта.

    1. Цель автоматизации

    Автоматизация есть создание базы данных предприятия с множеством таблиц и даже массивов. Из построенной таким образом БД можно получить отчеты. Анализируя эти отчеты, уже можно принимать решения финансового и управленческого плана. Существуют стандартные приемы по выборке информации из базы данных предприятия и примеры алгоритмов, позволяющих выбрать направление движения из множества предложенных. В частности:

    - автоматизация учета займов.

    Сталкиваться именно с такого рода алгоритмами на предприятиях приходится довольно часто. Где-то они автоматизированы, где-то пока все еще делают на бумаге. Самое главное, что практически любое предприятие, дорастающее до определенного уровня ( в смысле сложности взаимоотношений между отделами внутри предприятия, и сложности во взаимоотношениях с контрагентами), в принципе, не может наладить без автоматизации не только правильную, отвечающую исходным данным отчетность, но и тем более систему, позволяющую оперативно получать данные для анализа и принятия решения.

    2. Объект автоматизации.

    На предприятии управляющий имеет дело с различными видами потоков информации, которые нам удобно разделить на следующие виды:

    - денежные потоки (расходный и приходный ордера, платежное поручение),

    - товары, материалы, НМА, ОС (расходная и приходная накладная),

    - потоки документов, регистрирующих движение двух предыдущих активов.

    Возможно, автоматизация именно этих потоков позволит управляющему получать оперативные данные и принимать решения.

    Бухгалтерия предприятия является блочной системой. На основании этого можно предположить, что автоматизация блоков этой системы поможет управляющему решить поставленные задачи.

    - расчет зарплаты (начисление, выплата),

    - оперативный учет движения товаров, складской учет, логистика (в первую очередь для торговли),

    - учет ОС, НМА, материалов, МБП,

    - вычисление себестоимости (в первую очередь для производства). Возможно, необходимо автоматизировать сегменты управления:

    - персоналом и т.д.

    Информация, которую мы получаем каждый день, велика по объему и зачастую совсем не важна для нас. Возникает вопрос, какую информацию нам брать, а какую отсеивать за бесполезностью в анализе состояния предприятия? Если подходить с точки зрения бухгалтерского анализа (отчетности) мы должны регистрировать любое изменение, связанное с сальдовыми остатками. Кроме того, для управляющего важно знать зависимое от времени значение этих остатков. Более того, необходимо знать и регистрировать информацию о будущих изменениях финансового состояния нашего предприятия и т.д. Таким образом, должен вестись полный реестр всех операций, происходящих на предприятии. В свою очередь, данные из каждой операции должны заноситься во внешнюю либо внутреннюю отчетности, либо в обе сразу.

    На предприятии, как правило, существуют несколько рабочих мест по вводу и анализу информации. Создавая специальные интерфейсы для каждого рабочего места, можно облегчить и ускорить ввод информации, тем самым создать возможность анализа в режиме “on line”. Эта система масштабируема, то есть данная структура будет верной для любого предприятия, каких бы размеров оно не было. Когда мы говорим об автоматизации, то под размером предприятия следует понимать сложность структуры учета, объеме документооборота. Фирма может иметь достаточно высокие денежные обороты, но если количество обрабатываемых документов невелико, или аналитической информации не слишком много, то с точки зрения учета, она может рассматриваться, как небольшая. Естественно, в любом учете не обойтись без справочников, в которые собираются все объекты учета, подразделенные на виды. Каждому виду соответствует свой справочник.

    4. Существующие программы автоматизации

    Сейчас на рынке представлены три вида программ автоматизации:

    - программы, позволяющие автоматизировать ввод бухгалтерской информации и создавать отчеты для ГНИ,

    - программы, позволяющие автоматизировать ввод бухгалтерской информации и ведение внешней и внутренней отчетности,

    - программы, которые помимо ввода информации и ведения отчетности, помогают принимать решения по развитию предприятия.

    5. Автоматизация предприятия на примере программ фирмы «1С»

    До последнего времени потенциальными клиентами фирмы «1С» были в основном малые и средние предприятия. Для автоматизации учета на этих предприятиях была создана платформа «1С:Предприятие 7.5». На этой платформе было создано три программы-компонента:

    Работают как отдельные компоненты, так и их гибриды. Такое разделение удобно т.к. малые предприятия, не ведущие, на пример, торговую деятельность и имеют небольшой штат сотрудников, могут обойтись всего одной компонентой - бухгалтерский учет. Если на предприятии ведется сложный учет кадров и сложная система начислений, тогда этому предприятию можно порекомендовать в плюс к бухгалтерии установить компоненту расчет и т.д.

    Главное отличие этих компонент - это набор «метаданных», используемых для организации структуры БД. В Бухгалтерском учете это «операция», в оперативном учете - «регистр», в расчете - «расчет».

    Особое внимание хотелось бы уделить «регистру». Это объект, который может иметь несколько измерений и некоторый набор ресурсов для хранения информации. В программе имеется набор инструментов для получения не только стационарной информации, но и информации о потоках (оборотах).

    Как известно фирма «1 С» сама практически не работает с конечным клиентом. Для этого создана сеть фирм-франчайзи, которые кроме продаж коробочного продукта предоставляют услуги по внедрению перечисленных выше программ. Внедрение подразумевает: проектирование сети, исследование или диагностика предприятия для определения объектов автоматизации и составление ТЗ, непосредственно

    Немаловажным фактором при выборе программ является наличие пост гарантийного обслуживания. Ни для кого не секрет, что у нас в стране различные нормативные изменения происходят с периодичностью раз в месяц. Эти изменения существенно влияют на уже созданную структуру базы данных. Структура программ семейства 1С:Предприятие7.5 таким образом, что легко позволяет изменить базу данных не изменяя самих данных.

    6. Технология эффективной автоматизации

    Эффективность внедрения можно определять по трем параметрам: адекватность компьютерной системы, время адаптации с момента покупки, стоимость. Существует два известных мне подхода к внедрению программных продуктов:

    -«Один человек от и до»

    Первый подход подразумевает наличие специалистов, которые знают, как должно быть, и других специалистов, которые знают, как это реализовать. Возможно также разделение специалистов на группы по различным бухгалтерским направлениям.

    Второй означает, фактически, временную замену директора (бухгалтера) на его рабочем месте специалистом, внедряющим систему. Мне хотелось бы подробнее описать второй вариант. Опыт показывает, что чаще именно он более эффективен.

    При первом знакомстве с предприятием самая большая проблема - отсутствие четко сформулированных задач. Сначала на предприятии определяется структура БД. На нее влияет необходимая аналитика входной и выходной информации, алгоритмы прохождения потоков и определения себестоимости, учетная политика, периодичность снятия отчетности, существующие рабочие места сотрудников и т.д.

    Учетная политика предприятия и законодательство ставит предприятие в определенные рамки при ведении учета, тем самым как бы ограничивая сверху возможности его варьирования. Например, ведение раздельного учета по различным видам деятельности, по которым предусмотрены различные ставки НДС. Немаловажным является и правило определения финансового результата, которое определяется либо по отгрузке, либо по оплате. Торговое предприятие всегда заранее оговаривает систему, по которой будет определяться стоимость остатков товара на складе: ЛИФО, ФИФО, СРЕДНЯЯ.

    Структура входной и выходной информации изначально определяется уже существующими рабочими местами на предприятии, а значит, не зависит от величины предприятия и объема информации. Начальное обследование предприятия начинается с бесед именно с теми сотрудниками, кто занимает эти должности. Также у заказчика всегда существуют пожелания воплотить в жизнь тот алгоритм, существование которого до сих пор было невозможно, но являлось жизненно необходимым. Часто именно это подвигает директора на приобретение программного продукта.

    На структуру входных данных в первую очередь влияет физическая природа входящих потоков. Разделение потоков по времени, по партиям, по видам операций и по самим операциям заложено практически в каждой системе автоматизации. Для окончательного определения адекватности системы необходимо выяснить, все ли существующие виды операций автоматизированы в данном программном продукте.

    На втором этапе необходимо создать инструменты для ввода информации. В бухгалтерском учете они называются операциями. Бухгалтерия устроена так, что часто приходится проводить цепочку операций, одну на основании другой, таким образом, получается дублирование информации. Чтобы минимизировать возможное дублирование, необходимо задавать связь между операциями. Любая операция на предприятии должна обязательно быть привязана ко времени.

    Структура выходных данных накладывает свои правила на организацию базы данных предприятия. Это должно отразится на первом этапе. Например, финансовые результаты всегда определяются по прошествии какого-то периода, причем разделение результатов может быть как по договорам, так и по контрагентам, по виду производства, по разным юридическим лицам по справочникам и т.д.

    Таким образом, переходим к третьему этапу - генерация отчетов. Кроме типовых бухгалтерских отчетов необходим набор отчетов для внутреннего управленческого анализа, для принятия решений. Система должна предусматривать отбор по нескольким факторам.

    На каждом предприятии существует определенный набор отчетов, к которым привык заказчик. Необходимо еще раз отметить, что автоматизация происходит от существующих рабочих мест, поэтому недостающие отчеты должны быть добавлены. Теперь остается только создать интерфейсы для каждого рабочего места по вводу информации со своим набором видов операций и по снятию информации со своими отчетами.

    Таким образом, мы решим первые две задачи, обозначенные во вступлении. Для решения третьей необходимо дать возможность нашей системе отвечать на вопрос: «А что, если . » чтобы она могла предложить выбрать решения из конечного множества существующих решений.

    Также необходимо упомянуть о существовании стандартов по управлению производством.

    После создания модели информационного пространства необходимо произвести некий анализ принятой схемы учета. Возможно, существуют схемы, при которых налоги можно понизить и достичь более полного и достоверного отражения учетной информации, что является основополагающим для принятия правильных решений.

    «КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КОНФИГУРАЦИИ»

    Конфигурация "Beverages" реализует следующую модель торгового предприятия

    1. Торговое предприятие состоит из нескольких фирм, которые фактически представляют собой единую компанию, просто торговое предприятие может выступать под именем любой из нескольких фирм. Все фирмы, представляющие компанию описываются в Справочнике "Фирмы".

    Собственность компании (товары, склады, касса, кредиты, взаиморасчеты с клиентами) не разделяется по принадлежности к конкретной фирме, т.е. все фирмы работают "на один карман".

    В компании может быть произвольное число фирм, но хотя бы одна должна быть обязательно.

    2. Торговля и учет товаров ведется на складах компании. Все склады, имеющиеся в компании, описываются в Справочнике "Склады". В компании может быть произвольное число складов, но хотя бы один должен быть обязательно.

    3. Клиенты компании - это понятие, куда включаются покупатели, партнеры, частные лица и т.п.

    Справочник "Клиенты" сделан двухуровневым.

    Компания может иметь дела с произвольным числом клиентов.

    Помимо основных анкетных данных о клиенте в справочнике "Клиенты" имеется возможность установить индивидуально для каждого клиента № прайс-листа, скидку %, коэффициент роста курса в день, отсрочку платежа, что позволит стимулировать своевременную и быструю оплату отгруженного товара. Для каждого клиента определяется менеджер, что позволяет соответствующим образом группировать клиентов, и сектор, для формирования зон развоза товара. Имеется подчиненный справочник, позволяющий устанавливать для отдельных клиентов индивидуальные цены на некоторые позиции товара.

    4. Поставщики компании - это понятие, куда включаются поставщики, партнеры, частные лица и т.п., которые поставляют нам товар. Справочник "Поставщики" сделан двухуровневым, в нем желательно завести хотя бы одну группу и одного поставщика. Одна и та же фирма может выступать и в роли клиента, и в роли поставщика, - в этом случае её следует занести в оба справочника.

    5. Конфигурация "Beverages" поддерживает многовалютность. Описания валют ведется в Справочнике "Валюты".

    Каждая валюта поддерживает свой текущий курс (который желательно вводить при каждом его изменении). Компания может иметь дела с произвольным числом валют, но хотя бы две - Базовую и Основную, необходимо завести с самого начала. Под Базовой валютой (для России это рубли) понимается та валюта, курс которой всегда равен 1.00, т.е. курсы всех других валют выражаются в единицах Базовой валюты. Основная валюта (чаще всего это доллары) - это мировая валюта, курс которой некоторым образом характеризует индекс цен.

    6. Каталог товаров в Конфигурации "Beverages" реализован трехуровневым. Описания товаров ведется в Справочнике "Товары".

    Товар характеризуется базовой единицей измерения. Базовая единица измерения - это единица, в которой ведется учет товара и количество единиц товара в упаковке.

    7. В конфигурации "Beverages" реализована торговля по товарному кредиту. Торговая деятельность разделена по видам продукции:

    -Товар с учётом двойной тары (бутылки и упаковки/ящики),

    7.1. Торговля по товарному кредиту - довольно часто используемый вид торговых отношений между торговыми партнерами. Предполагается, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении кредитной линии. Кредит предоставляется товарами. При торговле по товарному кредиту предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, но расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами.Торговая сделка оформляется расходной (в зависимости от вида продукции) или приходной накладными.

    При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара и тары на складе, причём для расчётов по таре последняя учитывается отдельно в Регистре "Расчёты по Таре", кроме того,

    - изменения во взаиморасчетах с клиентами фиксируются в Регистре "Взаиморасчеты".

    Оплата товара может оформляться при помощи документов регистрации оплаты, которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами (взаиморасчеты с клиентами учитываются в Базовой валюте и дополнительно в выбранной заранее Валюте Взаиморасчетов).

    7.2. Процедуры оформления заказа и выписки накладной осуществляются следующим образом.: Формируется Заказ от клиента, при этом в форму составления заказа подается вся номенклатура товаров, оператору необходимо ввести только количество упаковок товара, персональная Скидка. Отсрочка платежа, по которой формируется Срок Оплаты и Рост Курса в день, берутся из справочника Клиенты, цены клиента в Основной Валюте - из соответствующей колонки прайс-листа или из справочника эксклюзивных цен, если они установлены для данного клиента на данную позицию товара. Цены и Срок

    Оплаты можно редактировать в Накладной. После сохранения Заказа, при котором происходит резервирование товара, в форме Заказа создается Накладная на отгрузку товара на следующее число, с ценами в Базовой валюте, пересчитанными по Расчетному курсу, вычисляемому следующим образом: РасчетныйКурс=ТекущийКурсОсновнойВалюты<руб.>+

    В Накладной можно изменить Количество штук товара, Цены на товар, тару (бутылки) и упаковки (ящики), Срок оплаты, Скидку.

    Накладную можно оформить и без Заказа. Товар списывается со склада после проведения Накладной, после этого Накладная становится недоступной для редактирования, т.е. Вы не можете два раза отпустить товар по одной и той же Накладной.

    Предусмотрены Накладные на возврат товара и на возврат тары.

    7.3. Учет специального оборудования включает генерацию следующих документов:

    возврат от клиента,

    вторичная выдача б/у оборудования

    учет ведётся с жестким контролем по инвентарным номерам, залоговой и возвратной стоимости. В системе также предусмотрены механизмы учёта комплектующих изделий и рекламной продукции.

    8. В конфигурации "Beverages" реализованы следующие складские документы:

    * Приход на склад,

    * Ввод остатков при инвентаризации.

    9. Конфигурация "Beverages" имеет следующие виды отчетов:

    * Остатки товаров на складах,

    * Отчет по взаиморасчётам,

    * План прихода денег,

    * Отчет по расходу товара.

    Приходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с оприходованием товаров от клиентов. При создании новой приходной накладной многие реквизиты документа изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

    «Регистрация оплаты поставок»

    Регистрация оплаты поставок предназначена для оформления операций, связанных с оплатой Приходных накладных. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с с этой информацией,

    Заказ предназначен для оформления предварительного резервирования товаров для продажи клиентам. Заказ не является обязательным для исполнения документом. Основное назначение оформления заказов - возможность их использования в дальнейшем на их основании расходных накладных. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

    Документ «Заказ» по смыслу является предварительной договоренностью о приобретении клиентом товара у компании. Поскольку в общем случае такая договоренность не является обязательной (клиент может отказаться от покупки или решит купить другие товары, указанные в Заказе), то при проведении Заказа заказанный товар просто резервируется (откладывается) на некоторый определенный срок . Товар может и не резервироваться, если проставить срок резервирования — 0 дней.

    Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров клиентам компании. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

    «Регистрация поступления выручки»

    Регистрация поступления выручки предназначена для оформления операций, связанных с оплатой Расходных накладных. При создании нового документа сначала системой выдаётся окно с заголовком

    "Введите вид расчётов", где по умолчанию предлагается ввести значение реквизита «Вид оплаты» -безналичный. Если Вы установите «Вид оплаты» - наличный, то реквизит «Номер платёжного поручения» будет установлен в соответствие с «Номером документа», иначе необходимо перед проведением документа ввести «Номер платёжного поручения» в соответствующее поле спецификации документа. Многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

    Оплата списком предназначена для интерактивного ввода и проведения документов «Регистрация поступления выручки». Документ Оплата списком движений по регистрам не производит.

    «Возврат на склад»

    Возвратные накладные предназначены для оформления операций, связанных с возвратом товаров клиентами компании.

    Документы возврат тары предназначены для оформления операций, связанных с возвратом тары и упаковок клиентами компании. Заполнение спецификаций документа выполняется следующим образом. Значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами заполняются следующие реквизиты:

    «Возврат тары поставщику»

    Документы возврат тары поставщику предназначены для оформления операций, связанных с возвратом тары и упаковок поставщику товара.

    Перемещение - специальный вид Документов, предназначенный для фиксирования внутренних перемещений товаров в компании с одного склада на другой склад. Проведение данного Документа отмечает только изменение остатков товаров на соответствующих складах.

    Списание - специальный вид Документов, предназначенный для фиксирования списания товаров в компании. Проведение данного Документа отмечает только изменение остатков ( и стоимости) товаров на складах.

    «Ввод остатков товаров»

    «Ввод остатков товаров» — специальный вид документа, предназначенный, в основном, для этапа начала эксплуатации системы. При помощи этого документа можно напрямую установить остатки и стоимости товаров на складе без выписывания фиктивных приходных накладных. Проведение данного документа отмечает только изменение остатков и стоимости товаров на соответствующих складах

    После проведения данного документа остаток и стоимость товара на выбранном складе на дату документа становятся равными заданному числу, независимо от документов, которые были выписаны ранее.

    ОТЧЁТЫ «Остатки товаров»

    Данный отчет выводит полный или частичный, если в диалоге выбран товар или группа товаров, список товаров и их остатки на всех или только на выбранных складах. Отчёт имеет три режима: «По складам», «По товарам», «По таре». Режим «По складам» формирует отчёт в разрезе складов. Режим «По товарам» формирует отчёт в разрезе товаров. Режим «По таре» формирует отчёт в разрезе тары. «Отчёт о движении товаров»

    Данный отчет выводит полный или частичный, если в диалоге выбран товар или группа товаров, список товаров, их начальные и конечные остатки на всех или только на выбранных складах, а также приход и расход в разрезе Документов или по месяцам. Отчёт имеет шесть режимов: «Кратко», «Подробно», «По месяцам» и «По таре кратко», «По таре подробно», «По таре по месяцам». Режим «Кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров. Режим «Подробно» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров и соответствующие документы. Режим «По месяцам» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров и соответствующие документы с разбивкой по месяцам. Режим «По таре кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары. Режим «По таре подробно» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары и соответствующие документы. Режим «По таре по месяцам» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары и соответствующие документы с разбивкой по месяцам. В сформированном отчёте, кроме режимов «Кратко» и «По таре кратко», есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

    «Отчёт оборотная ведомость»

    Данный отчет выводит полный или частичный список товаров, сумму и количество проданных товаров, сумму и количество закупленных товаров, сальдо суммы закупки и продажи товаров. Отчёт может формироваться в разрезах:

    - выбранного товара или группы товаров,

    - выбранного клиента или группы клиентов,

    Кроме того, диалоговое окно подготовки отчёта имеет кнопки «Диаграмма в Excel», по нажатию которых запускается программа Microsoft Excel, если она установлена на Вашем компьютере, и в неё выводятся диаграммы продажи, закупки и прибыли, в том числе во временных разрезах.

    Данный отчет выводит полный или частичный список клиентов, суммы задолженности, а также приход и расход задолженности в разрезе Документов. Отчёт имеет два режима: «Кратко» и «Подробно». Режим «Кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты взаиморасчётов с клиентами. Режим «Подробно» формирует отчёт, куда включены результаты взаиморасчётов с клиентами и соответствующие документы. В сформированном отчёте в режиме «Подробно» есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

    Кроме того, диалоговое окно подготовки отчёта имеет кнопку «Диаграмма в Excel», по нажатию которой запускается программа Microsoft Excel, если она установлена на Вашем компьютере, и в неё выводятся диаграмма задолженности клиентов.

    «Отчёт по долгам»

    Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить отчёт. Отчёт имеет два режима: «План прихода денег» и «Просроченные долги». Режим «План прихода денег» выводит список неоплаченных и частично оплаченных расходных накладных, у которых срок оплаты попадает в выбранный интервал времени, отсортированный по сроку оплаты в накладной. Режим «Просроченные долги» выводит список неоплаченных и частично оплаченных расходных накладных, у которых уже истёк срок оплаты.

    Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить отчёт, клиента или группу клиентов, товар или группу товаров, по которым Вы желаете сформировать отчёт.Отчёт выдаёт документ расхода, клиента, количество выбранного товара в документе, сумму по выбранному товару в документе, и общую сумму по документу.В сформированном отчёте, есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

    «Учёт пустой тары»

    Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить Отчёт по учёту пустой тары . Данный отчет выводит полный список документов, которые влияли на регистр "УчётТары" по всем клиентам и по всем складам, суммы по таре, а также приход и расход задолженности в разрезе Документов. В сформированном отчёте есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

    В представленной работе описана программа, автоматизирующая учет на производственнокоммерческом предприятии. Она создана с использованием конструктора базы данных, разработанного фирмой 1С и является настройкой программы «1С:Торговля7.5». Ее создание происходило по стандартному алгоритму, который используется фирмами франчайзи «1С». Программа получила отличные отзывы и впоследствии явилась широко используемым и продаваемым отраслевым решением.

    Также был произведен сравнительный анализ программ автоматизации учета для малых предприятий.

    1. «Финансовая газета» /подборка за второе полугодие 1999 г.

    2. Журнал «Автоматизация бухгалтерского учета»/1999г.

    3. В.В. КОВАЛЕВ Введение в финансовый менеджмент.-М.:Финансы и Статистика, 1999.-768с.: ил

    4. Описание конфигурации I II I «1С:Предприятие 7.5».

    Преимущества автоматизации бухгалтерского учета

    Классическое ведение бухгалтерского учета – тяжелый монотонный труд, включающий последовательность вычислительных операций, неоднократное повторение одинаковых действий и систематизацию сведений. Использование АИС позволяет мгновенно отображать любую информацию о всей хозяйственной деятельности компании и прочей документации. Компьютерные технологии исключают арифметические ошибки и неточности, допущенные по невнимательности. Программа не заменяет специалиста полностью, но заметно экономит время, обеспечивая условия профессионального и оперативно ведения учета.

    Несмотря на широчайший выбор, российские руководители предпочитают отечественный продукт, адаптированный к условиям непредсказуемого изменения законодательной базы.

    Для успешной автоматизации бухгалтерского учета необходимо ясно понимать, что этот процесс собой представляет. Вопреки устоявшемуся мнению, он не является способом дистанционной передачи отчетной документации в контролирующие органы или хранением архива на жестком диске компьютера. Автоматизация – это рост эффективности и повышение качества ведения бухгалтерского учета юридических лиц. Лишь правильная постановка задачи позволит запустить процесс и достигнуть желанной цели. В ином случае, бухгалтерский труд станет еще тяжелее, поскольку к привычным обязанностям добавится необходимость ввода информации в компьютер, а затраты на программное обеспечение не окупятся вовсе.

    При правильной постановке цели и выполнении ряда других требований, как правило, происходят следующие заметные преобразования:

    1. Упорядочение бухгалтерского учета. Ручная выборка оборотов по одному из многочисленных субсчетов занимает несколько часов. Автоматизация позволяет получить ее нажатием двух клавиш вывода данных на экран и распечатки.
    2. Увеличение объема исходных данных для принятия взвешенных управленческих решений. Бухгалтерская программа выдает аналитику по счетам в нескольких разрезах.
    3. Уменьшение количества ошибок. Ключевой фактор, поскольку сокращает размер издержек по оплате пеней и штрафов, чья причина в небрежности и невнимательности.
    4. Оперативность. При традиционном учете специалисты вынуждены делать проводки с задержкой, вызванной большим объемом первичной документации. В этой же связи квартальная и годовая отчетность сдается в крайний срок. С введением АИС уважительных причин для опоздания не остается.
    5. Экономичность. Практика показала, что обновление старых бухгалтерских параметров, среди которых форма первичных документов, план и типовая корреспонденция счетов, позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица без применения рискованных и противозаконных схем.
    6. Распределение информационной базы. Большие компании часто имеют сложную структуру своих представительств и подразделений (магазины, филиалы, склады, пункты приема заказов), не объединяемых локальной сетью. АИС обеспечивают условия работы с разрозненными информационными базами, созданными с учетом структурной специфики юридического лица, а также обеспечивают:
      • полную или частичную синхронизацию данных,
      • индивидуальный подход и способ для изменения параметров,
      • большое количество автономных информационных баз,
      • настройку структуры синхронизируемых сведений.

    Отсутствие перечисленных преобразований в компании сигнализирует о псевдоавтоматизации, и означает, что персонал не освоил преимущества современных технологий. Последствия этого удручающи – работы становится все больше, а начальство справедливо негодует, не понимая, зачем были израсходованы деньги на компьютерное оборудование, программное обеспечение и его внедрение.

    Критерии выбора программы по автоматизации бухгалтерского учета

    В нынешних условиях рыночной экономики руководителям приходится контролировать все финансово-хозяйственные аспекты функционирования компании. Опираясь на результаты обработки информации, принимаются те или иные управленческие решения, взвешенность которых зависит от качества систематизирования исходных данных. Отсутствие достоверных сведений может привести к серьезным убыткам организации. Поэтому крайне важно выбрать качественное, отвечающее всем требованиям компании программное обеспечение.

    Существует несколько основных критериев выбора оптимальной и недорогой бухгалтерской программы:

    1. Простота в освоении и эксплуатации. Существенная технологическая нагрузка на сотрудников бухгалтерии зачастую не оставляет им времени на дополнительное образование или компьютерные курсы. Программа должна обладать интерфейсом с достаточным уровнем адаптивности и интуитивно понятными правилами работы в ней. Полезные информационные технологии облегчают, а не усложняют бухгалтерский труд.
    2. Логико-арифметическая увязка параметров. Критерий обеспечения целостности базы данных, а также достоверности и полноты сведений отчетной документации.
    3. Пропускная способность. Обуславливается сравнительно большим объемом входящих сведений, необходимостью их своевременной обработки, передачи и хранения.

    Хорошая АИС позволяет качественно вести учет независимо от масштаба и программно-аппаратной платформы. Она надежна в эксплуатации. Под этим понимается ее защищенность от вероятных сбоев и неумышленной порчи информации. Важно, чтобы поврежденная база оперативно восстанавливалась, а функционирование системы быстро возобновлялась. От того, какой репутацией обладает фирма-производитель, зависит уровень гарантийного сервисного обслуживания. Необходимо помнить то, что за советом придется обратиться не один раз.

    В техническом плане бухгалтерские программы должны, как минимум, правильно выполнять арифметические расчеты, заполнять и распечатывать первичную и отчетную документацию, корректно переносить сведения из одной печатной формы в другую, и предоставлять доступ к архивным сведениям предыдущих месяцев.

    Выбор ПО и техники

    Итоги оптимизации, порядок и масштаб автоматизации, постановка задачи – необходимые условия окончательного выбора бухгалтерской программы. В другом случае может случиться, что приобретенная ранее АИС не обладает нужными функциями для эффективной обработки данных. Это чревато незапланированными тратами на новую программу.

    Вопрос выбора техники не включен в бухгалтерские обязанности, однако весьма важен для всех. Компьютер выбирается по следующим критериям:

    • установленное бухгалтерское ПО. Для одних АИС требуется больше ресурсов, другим меньше. Для сетевых информационных технологий компьютер должен быть мощнее,
    • количество операций. Чем интенсивнее хозяйственная деятельность компании, тем больше проводок вводится в ПО. Обработка большого объема данных требует значительных ресурсов, следовательно, на большом предприятии должен быть компьютер помощнее.

    Кому необходима автоматизация бухгалтерии

    Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

    Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени. Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений. Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации, расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

    Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

    Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

    Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные электронной подписью акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

    Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

    Запуск процесса автоматизации бухгалтерского учета

    Полноценное прохождение подготовки к внедрению АИС может означать лишь одно – компания готова выйти на более высокий уровень своего развития. Когда программное обеспечение приобретено, решены все технические вопросы, можно приступать к работе с ней. Внедрение осуществляется собственными силами или с помощью специализированной сторонней организации. Второй вариант дороже, однако стоит того, поскольку требует сравнительно много времени и усилий квалифицированных и опытных мастеров.

    В целом, стандартная процедура внедрения выглядит следующим образом:

    1. Ввод параметров настройки плана счетов, выбранного по итогам оптимизации учета, в результате постановки задачи, ориентируясь на общую специфику организации.
    2. Настройка стандартных для фирмы проводок. Их выбор тоже зависит от параметров хозяйственной деятельности компании.
    3. Введение форм первичной документации, определяемых по критериям постановки задачи.
    4. Настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности так, чтобы она формировалась автоматически ежеквартально.

    При завершении настройки проводится тестирование, по результатам которого следует приступить к выполнению работы.

    Прогресс сделает свое дело, а время внесет свои коррективы:

    • бывает, что вид хозяйственной деятельности фирмы меняется, что обязательно влечет за собой перенастройку плана счетов, форм первичной документации или автоматических проводок стандартных операций фирмы,
    • временами меняются формы бухгалтерской и налоговой отчетности. В этой связи приходится донастраивать их на новый лад. Как правило, фирмы-производители отслеживают подобные нововведения и своевременно предлагают своим клиентам новые бланки. Такой оперативности, впрочем, не приходится ждать в регионах, поскольку московские разработчики не могут отследить все изменения на местных уровнях.

    Эта обязанность ожидаемо возлагается на бухгалтера, который несет прямую ответственность за достоверность и правильность подачи соответствующей отчетной документации в контролирующие государственный органы. Освоение нехитрых приемов работы в АИС дает дополнительный импульс для развития его карьеры и повышения уровня квалификации.

    Решение любых проблем с ведением бухгалтерского учета с помощью опытных экспертов нашей компании. Решаем даже самые сложные случаи в кратчайшие сроки.

    Сущность и особенности автоматизации бухучета

    Автоматизация бухгалтерскогоучета предполагает использование средств вычислительной техники. Она представляет собой важнейшую составную часть системы информационного обеспечения работы любого предприятия.

    Функции автоматизированной системы (АС) заключаются в действиях, сконцентрированных на достижении поставленных целей. В автоматизированную систему включен персонал, реализующий информационные технологии исполнения определенных функций, и комплекс средств автоматизации.

    В соответствии с видом деятельности принято выделять несколько видов АС:

    • АСУ (автоматизированные системы управления),
    • АС проектирования,
    • АС научных исследований,
    • АС бухгалтерского учета и др.

    Использование АС бухгалтерского учета дает возможность экономии времени бухгалтеров за счет автоматизации повторяющихся действий. С ее помощью находятся арифметические ошибки в учете и отчетности, проводится анализ текущего финансового положения предприятия, включая оценку его перспектив. Помимо всего этого, АС бухучета способствуют сохранению в электронном виде первичных и отчетных документов, в том числе бланков форм с уже сформированными реквизитами.

    Информационные системы представляют собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, которые объединяются в единую систему сбора, хранения, обработки и выдачи необходимых сведений, предназначенных для выполнения определенных функций. Информационная система способствует обеспечению единого подхода к управлению ресурсами фирм, включая их источники. Ею охватываются все этапы процесса управления, которые состоят из планирования, оперативного управления, учета и анализа. В ней хозяйственные операции можно рассматривать, как единый процесс движения и преобразования организационных ресурсов.

    БИС или бухгалтерские информационные системы способствуют решению целого ряда задач, включая следующие: ускоряют обработку данных первичной документации, автоматизируют расчеты по оплате труда, налогам, страховым взносам, амортизационным отчислениям, автоматизируют формирование Главной книги, бухгалтерского баланса и прочих форм отчетности. С помощью данных систем возможно одновременно вести бухгалтерский и налоговый учет, то есть осуществлять расчет базы по налогу на прибыль, используя данные бухгалтерских документов.

    БИС можно представить в виде программных комплексов, которые необходимы для автоматизации решений как отдельных задач учета, так и комплексных задач. Они используются с целью планирования, контроля и анализа, включая принятие эффективных и грамотных управленческих решений.

    Задачи БИС включают в свой состав следующие:

    • автоматизация обработки первичных документов,
    • автоматизация всех задач бухучета, включая планирование и анализ финансовой и хозяйственной деятельности фирмы,
    • создать, обработать и получить достоверную оперативную информацию,
    • интегрировать оперативный, бухгалтерский и налоговый учет.

    Основой бухгалтерских информационных систем, которые настроены на системный учет с использованием общего режима налогообложения, являются функциональные компоненты, которые в системе выполняют расчет, заполнение и обработку первичной документации. С их помощью накапливаются итоговые результаты и формируются отчетные формы.

    В соответствии с разделами бухгалтерского учета в системе БИС происходит решение нескольких учетных задач: учет зарплаты, товарно-материальных ценностей и запасов, основных фондов и НМА (нематериальных активов), готовых изделий, производственных затрат, финансово-расчетных операций. Они призваны решить задачи оперативного учета посредством использования первичных документов и формирования финансовых отчетов.

    Основной документ, который регламентирует стадии формирования и функционирования автоматизированных бухгалтерских ИС, представлен ФЗ от 27.07.06 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он определяет несколько основополагающих понятий:

    • информацию, включающую сведения (сообщения, данные), вне зависимости от формы их представления,
    • информационную технологию в качестве процесса метода поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации, а также методов осуществления этих процессов,
    • информационную систему, которая представляет совокупность включенных в базу данных сведений с обеспечением их обработки посредством технических средств и информационных технологий,
    • информационно-телекоммуникационную сеть, которая определена в качестве технологической системы, необходимой для передачи по линиям связи сведений, доступ к которым проводится при использовании средств вычислительной техники.

    Классификация бухгалтерских информационных систем

    В соответствии со сферой применения бухгалтерские информационные системы классифицируют разрезе отраслей (торговля, туризм, общественное питание и ресторанный и гостиничный бизнес, страховая и аудиторская деятельность, жилищно-коммунальное хозяйство, работа банков, образование, медицина и др.).

    В соответствии со степенью автоматизации происходит разделение на автоматизированные, автоматические и ручные системы. Ручные системы предполагают режим выполнения функции с помощью оператора. Автоматические системы реализуют функции без участия человека. Автоматизированные системы процесс решения поставленных задач осуществляют в совместном участии человека и автоматизированных средств.

    Применяемые классификации учетной информации, включая план и группировку счетов, статьи балансовых отчетов, группировки, относящиеся к финансовым результатам, и прочее, главным образом, формируются в виде графических и табличных форм, представляя собой структурообразующие элементы. Основываясь на них, происходит построение моделей бухгалтерского учета, составляющих в совокупности с моделями интерпретации в целом систему бухучета.

    Модели бухгалтерского учета включают в себя: модель первичной учетной информации, системы счетов, отчетности, соответствие модели первичной учетной информации, модель системы счетов и модель отчетности.

    Модель интерпретации включает в свой состав номенклатуру реквизитов первичной учетной информации, планы и классификационные схемы счетов, номенклатуру отчетных показателей. Все изменения моделей интерпретации, к примеру, изменения в планах счетов, увеличение или уменьшение числа реквизитов не требуют пересматривать всю систему учета.

    В соответствии с режимом обработки выделяют информационные системы, которые работают в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетную технологию применяют, главным образом, в экономических информационных системах, построенных по централизованному типу. В них технологические процессы обработки информации представлены последовательными стадиями ввода, контроля, сортировки, слияния, группировки, копирования, архивирования, обработки и выдачи сведений. Среди недостатков этой технологии следует выделить нерациональность в использовании ресурсов и отсутствие взаимодействия с пользователями.

    Интерактивный режим обработки способен обеспечивать общение пользователей с ЭВМ. С помощью диалогового режима выполнения функции автоматизированной системы операторы управляют решением задач, меняя их порядок и условия через оценку информации, которая представляется посредством технических средств. Достоинство технологии работы интерактивного режима состоит в возможности параллельно решать несколько задач.

    В соответствии с видами используемых программных продуктов информационные системы подразделяются на мини-бухгалтерию, комплексную информационную систему бухучета, интегрированную систему, инструментальную систему, корпоративные системы, комплекс функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).

    Мини-бухгалтерия чаще всего используется предприятиями малого бизнеса. Ее предназначение, главным образом, направлено на работу бухгалтерии, обладающей небольшим объемом учетной работы. С помощью мини-бухгалтерии появляется возможность ведения синтетического и несложного аналитического учета, создать единый журнал хозяйственных операций, Главные книги, Балансы и соответствующие формы отчетности.

    Группа «Мини-бухгалтерия» включает в свой состав программы ведения бухгалтерского учета и формирования отчетных документов. Эти программы необходимы для организаций малого бизнеса, обладающих небольшой бухгалтерией, без ярко выраженной специализации работников по определенным учетным участкам. Они ведут относительно простой учет. К таким программам можно отнести достаточно универсальные и логически законченные программы с общим названием «Проводка – Главная книга – Баланс». С их помощью выполняется синтетический и аналитический учет. Самыми распространенными и популярными типовыми программными продуктами этого класса являются несколько базовых вариантов пакетов: «1C: Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Инфин», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер» и др.

    Программы, относящиеся к классу мини-бухгалтерия, наиболее популярны на современном рынке бухгалтерских программ, поскольку способны удовлетворять потребности большей части коммерческих компаний, относительно дешевые и просто адаптируются к пользовательским условиям.

    Данные пакеты в основном предназначены для пользователей-непрофессионалов и просто осваиваются бухгалтерами. Основа всех пакетов представлена точным отражением финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок, оформленных в едином журнале хозяйственного учета, не выделяя отдельные участки учета. Бухгалтера в этом случае полностью освобождаются от ручной работы в области ведения учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составления отчетов. При этом на основе проводок, которые заносятся в единый журнал хозяйственных операций, бухгалтерия обеспечивает формирование шахматной и оборотно-сальдовой ведомости, всех форм отчетов, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета. Вся совокупность выходных форм может быть выведена как на экран, так и быть сохранена на жесткий диск или напечатана.

    Вне зависимости от широкого разнообразия программ для малого бизнеса, следует отметить их некоторые общие признаки. Главным образом, эти программы необходимы для того, чтобы вести синтетический учет, но, одновременно с этим, в них предусмотрены возможности выполнять несложные операции аналитического учета при условии небольшого объема информации. В программах предложены разные подходы к организации и ведению аналитического учета. Большую популярность получает и кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. Программы обладают похожим построением меню, оперируют одинаковым набором клавиш, содержат план счетов, типовые проводки, предлагают помощь в форме подсказок, календаря, калькулятора, используют типовые формы бухгалтерской документации, предлагают возможность работать с различными валютами, формировать справочники, создавать архивные копии, получать расчеты за любой период, настраивать машину на соответствующий промежуток времени и др.

    Программы способны обеспечить печать определенных форм первичного учета: платежного поручения, накладной, приходного и расходного кассового ордера. Работник бухгалтерии при этом самостоятельно имеет возможность провести корректировку и настройку плана счетов, изменить, исключить или ввести новые типовые операции, сформировать новые схемы корреспонденции счетов. Рассмотренные характеристики в полной мере можно отнести почти ко всем бухгалтерским программам.

    «Мини-бухгалтерия» обеспечивает ведение бухгалтерского учета на одном персональном компьютере посредством формирования локального автоматизированного рабочего места. Не исключается и возможность организовать на малом предприятии и малую локальную вычислительную сеть, которая состоит из нескольких (чаще 3-4) персональных компьютеров, которые устанавливаются у руководителя, менеджера и бухгалтера.

    Интегрированная автоматизированная система представлена совокупностью двух или более связанных между собой систем, в которых работа одной из них зависит от итога работы другой. По этой причине данная совокупность рассматривается в качестве единой АС. Посредством интегрированной системы бухучета обеспечивается ведение всех базовых учетных разделов. Показатели по разделам подвергаются обработке, объединяются, а на их основе происходит создание необходимых отчетных форм.

    Предназначение интегрированных систем заключается в использовании средними и малыми предприятиями. Как правило, система характеризуется локальной работой на одном компьютере или на нескольких компьютерах в сетевом варианте. Система используется чаще в бухгалтерии с количеством сотрудников от 2 до 5 человек. В случае локального использования системы на ПУ формируется в целом вся система, а сетевой вариант предполагает формирование нескольких АРМ в соответствии с участками учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем часто рассчитываются на интеграцию с разными управленческими функциями. Так, программа «1C: Предприятие» (версия 7.5, 7.7, 8) помимо бухгалтерского и финансового учета применяется для производственного учета, исполнения операций в области снабжения и сбыта, планирования и анализа, включая автоматизацию документооборота.

    Интегрированные бухгалтерские системы можно отнести к программам, которые объединяют и поддерживают ведение всех базовых функций и разделов учета. Их реализация осуществляется обычно на базе одной программы, которая включает несколько отдельных модулей, каждый из которых необходим для обработки соответствующих участков учета, на которых происходит ведение аналитического учета. Основа пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», представлена Головным модулем «Проводка – Главная книга – Баланс», а также включает модули для ведения отдельных учетных участков. Состав модулей, с помощью которых обеспечивается автоматизированная обработка бухгалтерских задач, не всегда одинаков в разных программах. Главным образом, он представлен модулями, посредством которых ведется аналитический учет по финансовым и расчетным операциям, учитываются материалы, основные фонды, нематериальные активы и продукция.

    Последовательная обработка учетных задач интегрированных систем состоит в том, что в первую очередь происходит обработка отдельных бухгалтерских задач по учетным участкам. В результате формируются аналитические сводки.

    По окончанию обработки участка учета, происходит поступление бухгалтерских проводок в основной (головной) модуль с их записью в единый журнал хозяйственных операций. На основе журнала формируется оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, происходит интеграция обработки всей совокупности бухгалтерских задач.

    Лучшие пакеты данного класса представлены программами корпорации «ПАРУС», компании «1C» («1C: Предприятие»), а также программами «ИНФИН»,«Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевой программой «Интегратор» фирмы «ИНФОСОФТ», «Турбо Бухгалтер», «БЭСТ».

    Комплексная информационная система бухучета представляет собой различные подсистемы, которые соответствуют установленным разделам бухгалтерского учета для обозначенного потребительского круга. Они используются чаще всего средними и крупными организациями.

    Такой бухгалтерский комплекс формируется для компаний, в которых организацию бухгалтерского учета осуществляют через комплекс связанных между собой рабочих мест. Характерные черты пакетов состоят в существовании комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по каждому участку бухучета, интерфейса обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главбуха) и АРМ отдельных учетных участков для формирования баланса и отчетности, развернутого аналитического учета по всем участкам учета, включают расширенный аналитический учет.

    Расширение состава пакетов происходит с помощью модулей, которые обеспечивают учет финансовых результатов, капитальных вложений, финансовый анализ. Оно может быть разным в зависимости от комплексов, которые разрабатываются разными компаниями, а его содержание может быть пополнено через включение дополнительных модулей. Использование комплексов определяет возможность создания в средних и крупных компаниях интегрированной бухгалтерии, в рамках которой ведется в комплексе автоматизация бухгалтерского учета. Здесь важно соблюдение основного принципа, в соответствии с которым пакеты должны обладать информационной взаимосвязью, что возможно при покупке всего комплекса программ у одного изготовителя, который хорошо зарекомендовал себя на рынке программного обеспечения. К таким пакетам можно отнести: «Интеллект-Сервис» (программы «БЭСТ»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «ИНФИН» («Бухгалтерия-Супер»), «Турбо Бухгалтер».

    Для инструментальной системы характерны все признаки интегрированных систем, но. одновременно с этим, они являются программными продуктами, которые могут самостоятельно и гибко быть настроены в соответствии со спецификой выполняемых расчетов по определенной фирме.

    Корпоративные системы используются с целью автоматизировать функции управления. Чаще всего данная система называется «Корпоративная система управления финансами и бизнесом». Она включает сложнейшие компоненты, состоящие из функционально полной подсистемы бухучета, управленческой подсистемы, планирования, элементов анализа и принятия решений, делопроизводства и др. В данных системах бухгалтерскую составляющую нельзя считать основной, поскольку они, главным образом, предназначены для процесса управления. В данных системах значительную роль играет информационная взаимосвязь между всеми составными подсистемы. Можно отметить, что данных класс является новым для нашей страны и переживает этап становления.

    Что касается ориентации корпоративных систем, то они предназначены, в первую очередь, для управленцев-менеджеров, предусматривая организацию сложной локальной вычислительной сети предприятия, состоящей из большого числа уровней, и установку автоматизированных рабочих мест в рамках подразделений, обладающих сложным сетевым обменом информации. Для таких систем характерна высокая сложность, большая стоимость и требование индивидуальной настройки для каждого потребителя. Корпоративные системы, как правило, реализуют консалтинговые компании, которые выполняют работу «под ключ». Системы подлежат индивидуальной доработке и внедрению на основе типового ядра для каждого пользователя. Сложность построения корпоративных систем состоит в существовании разных программных модулей.

    Типичный пример представлен корпоративной системой «Галактика», в которой выделяются функциональные контуры в области административного управления, оперативное управление, производственное управление и бухгалтерский учет. Для их автоматизированной обработки предусмотрено примерно сорок программных модулей (АРМ). Система также комплектуется из разных модулей.

    Использование корпоративных систем чаще происходит в крупных организациях, универмагах и торговых центрах, при этом их усеченная версия может применяться средними компаниями.

    Такие системы разрабатывают российские компании для крупнейших предприятий нашей страны. Примерами могут быть следующие компании: «Галактика», «ИНФОСОФТ», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Формированием корпоративных систем для средних компаний занимается компания «ПАРУС», фирма «1C» и др. Среди преимуществ работы этих разработчиков можно выделить комплексный подход в создании АСУ с обеспечением обследования информационной системы, выбором и поставкой технических средств, установкой программ «под ключ», сопровождением системы, обучением сотрудников. Что касается иностранных разработок, то более известными являются такие корпоративные системы, как «R/3», «Platinum», «R-Style», «Concorde XAL» и др.

    Комплекс функциональных бухгалтерских АРМ связан между собой, полностью и с высокой точностью отражая специфику соответствующих разделов учета на рабочих местах бухгалтеров. Они используются бухгалтериями средних и крупных компаний с разделением функций между бухгалтерами и наличием различной бухгалтерской и компьютерной квалификации у сотрудников.

    Посредством локальных подсистем (модулей) обеспечивается ведение развернутого аналитического учета с помощью ввода первичных документов и создания проводок. Их работа проводится в качестве самостоятельных подсистем с реализацией некоторой части функций автоматизированной системе, одновременно с этим со сведением всей информации в единое целое для создания требуемых завершающих значений центрального модуля системы.

    Бухгалтерская информационная система необходима, в первую очередь, для обработки первичных данных и решения задач учета по требуемым расчетам, проверки и печати первичной документации, подготовки и формирования определенных отчетов, перенесения сведений из одних форм в другие, накопления итогов и др. Вся система работ при этом способна сохранять точную технологию и методологию ведения учета, обеспечивая в целом выполнение задач по нескольким разделам:

    • учет основных фондов и нематериальных активов,
    • учет труда и зарплаты,
    • учет запасов производства,
    • учет финансовых и расчетных операций,
    • учет готовых изделий и незавершенного производства,
    • учет производственных затрат,
    • сводный учет и формирование отчетности.

    В целом в системе работу каждого модуля можно охарактеризовать тем, что кроме своих основных функций они решают еще и отдельные задачи, использующие единые исходные данные и формирующие логически взаимосвязанные документы на выходе. Формируя систему, необходимо определить требования к системе и ее цель, выделить функциональные подсистемы, их структуру и список решаемых задач, выявить и проанализировать связи между подсистемами.

    В соответствии со своим функциональным наполнением программы автоматизации бухгалтерского учета призваны решать задачи в области обработки учетной информации по счетам, вести анализ хозяйственной деятельности, проводить налоговый учет и др. Решать задачи бухгалтерского учета призваны программы, в которые закладываются общие принципы организации учета. Программа может включать и принципы работы, к примеру, «от документа» или «от проводки».

    Организация автоматизированного бухгалтерского учета в соответствии с принципом «от документа» состоит в том, что происходит ввод в базу всей информации из первичных документов с созданием электронных форм стандартных первичных документов, включая все реквизиты. Вводя информацию, пользователь постоянно обращается к первичным документам, при этом все данные системы автоматически привязаны к первичным документам, а формируемые отчеты и окончательные сведения рассчитываются на их основе. В процессе ввода хозяйственной операции по этому принципу программа всегда формирует проводки при обращении к документам.

    Вся совокупность первичных документов хранится в памяти ПК, поэтому исходящую от первичных документов информацию можно считать точной и достоверной.

    В случае работы программы по принципу «от проводки» сначала в базе данных происходит регистрация типовой или «открытой», то есть ни с чем не связанной проводки. Когда происходит ввод хозяйственной операции, в журнал вводятся все данные, недостающие по проводке. Учет в этом случае ведется, как на уровне соответствующих проводок, так и на уровне каждой типовой операции. С помощью этого подхода обеспечивается дополнительная гибкость ведения учета, но недостаток состоит в отсутствии наглядности, как при работе по принципу «от документа». Отметим, что современные технологии способны создавать программные продукты, посредством которых возможен переход от одного принципа ведения учета к другому.

    Выбирая программу, необходимо ориентироваться на профессиональные компании, которые обладают хорошей репутацией и имеют большой опыт проектировать автоматизированные системы бухгалтерского учета.

    О качестве программ можно судить по срокам ее эксплуатации и числу внедрений в компании, поскольку лишь при данных условиях можно выявить и реализовать самые распространенные нюансы по отдельным методикам учета. Пакет должен быть лицензирован, иметь сертификат качества. Знакомясь с ним, необходимо уточнить, на какую компанию он больше ориентирован: малую, среднюю или крупную. Также важно определение отраслевой принадлежности пакета.

    Программа должна обладать достаточным уровнем аналитического учета, иметь возможность более глубокого, детального учета на каждом производственном участке и по предприятию в целом. Это обеспечит автоматизацию создания проводок и выполнение расчетов, составление сводок, отчетов, а также создание первичных документов, что в большей степени ведет к эффективному ведению первичного учета, облегчая работу бухгалтеров. Необходимо учитывать и технологию обработки данных, включая наличие разных сервисных функций. Помимо перечисленного, система должна обеспечивать комплексную автоматизацию бухучета с осуществлением стыковки с уже действующими программами.

    Покупку программного продукта нельзя вести в отрыве от других компонентов, посредством которых обеспечивается формирование автоматизированной информационной системы. Одновременно с этим необходимо решить вопрос выбора, покупки и установки технических средств обработки информации, обучения сотрудников. Решая комплекс сложных вопросов, важно привлечение сотрудников специальных организаций, которые помогут выполнить весь комплекс работ по внедрению компьютерной техники.

    В процессе выбора программного обеспечения руководство должно принять к сведению несколько принципов:

    1. Специфика конкретного предприятия. Все программы можно разделить на программы автоматизации малой бухгалтерии с численностью сотрудников от 1 до 3 человек, и крупной бухгалтерии, в которой трудятся от 4 работников. Программы для автоматизации малой бухгалтерии можно считать относительно простыми во внедрении. Тем не менее, они не включают в себя большую часть автоматических функций, которые дают возможность вести бухгалтерию при учете всех ее особенностей. Такие программы включают, к примеру, «Инфо-бухгалтер», «1C», программа «Skat» производства СКВ «Контур», «ВС: Предприятие», и др. Программы, автоматизирующие работу крупных бухгалтерий способствуют автоматическому ведению всех возможных бухгалтерских операций. Они представлены не одной отдельной программой, а набором объединенных модулей, соответствующих определенному разделу бухгалтерского учета. Пример данных программ: «БЭСТ», «ПАРУС», «RS-balance», программа СКВ «Контур», система «Галактика» и др.
    2. Операционная система, в которой будет функционировать программа. Оптимальным вариантом является Windows, поскольку в ней работают многие программы. Тем не менее, для работы с этой ОС требуются относительно мощные ПК, обладающие соответствующей конфигурацией.
    3. Сетевая программа или нет. В автоматизированных бухгалтериях персональные компьютеры обязательно объединяются в сеть с целью, чтобы вводимые всеми бухгалтерами проводки формировались в единый общий журнал. Если программа сетевая, то присутствует возможность в одно время работать ни на одном ПК.
    4. Осуществляется ли внедрение, обучение, поддержка, сопровождение и обновление программ, включая консультирование по вопросам ее работы. На отечественном рынке можно выделить несколько программных продуктов в области автоматизации бухгалтерского учета. С их помощью решаются, как отдельные бухгалтерские задачи, так и полностью ведется финансовый, налоговый и управленческий учет на предприятии.

    Программы для автоматизации бухгалтерского учета

    Одна из первых разработок представлена программой «Финансы без проблем» компании «Хакере дизайн». Позднее появляются пакеты программ «Турбо Бухгалтер» компании «ДИЦ», «1C: Бухгалтерия» компании «1C» и программы для организаций среднего бизнеса и бюджетных организаций от ЦИТ «ПАРУС», для крупного бизнеса от фирмы «ИНФОСОФТ» и др.

    Наиболее известными и популярными автоматизированными бухгалтерскими системами являются: «1C: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Интеллект-сервис» серии «БЭСТ», «ИНФИН», представленная серией программных продуктов от «Мини» до «Макси», «ФОЛИО» и др. Подробнее остановимся на некоторых из них.

    Программа «1C: Бухгалтерия». Сегодня эта программа является самым популярным и продаваемым продуктом в нашей стране. Базовые возможности системы просто уложены в схему «Проводка – Главная книга – Баланс». Основной комплект поставки включает определенный набор заполняемых форм первичной документации. Этот набор по необходимости перенастраивается, изменяется форма и алгоритм заполнения. С этой целью используют внутренний макроязык, для освоения которого требуется некоторая квалификация. Программа «1C: Бухгалтерия» относится в целом к подклассу инструментальных систем для квалифицированных бухгалтеров малых фирм, так как она требует соответствующих настроек для последующего индивидуального использования.

    «1C: Бухгалтерия» представляет собой универсальную бухгалтерскую программу, которая не требует предварительно осваивать ее. Средства работы с документами дают возможность организовать ввод документов, произвольное распределять их по журналам и найти любой документ по разным критериям, включая номер, дату, сумму, контрагента. Есть ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, а посредством гибких возможностей учета обеспечен ввод, хранение и печать любой первичной документации, что позволяет формировать различные отчеты, работать с распределенными информационными базами, выполнять конфигурирование и связь с другими программами. Программа обладает сервисными возможностями, удобным пользовательским интерфейсом, развитыми средствами администрирования, многопользовательским режимом (в сетевых версиях).

    Программа «1C: Бухгалтерия» характеризуется несколькими особенностями:

    • использует в одно время несколько планов счетов,
    • имеет многоуровневые планы счетов,
    • способна вести многомерный аналитический учет и многоуровневый аналитический учет,
    • возможность вести количественный учет и многовалютный учет по неограниченному количеству валют,
    • учет для нескольких компаний на одном компьютере,
    • работа со сложными проводками.

    С помощью 1С: Бухгалтерии» происходит автоматизация подготовки любой первичной документации, в частности, платежного поручения и прочих документов для банка, счета на оплату, накладной, счетов-фактур, приходного и расходного кассового ордера, авансового отчета, доверенности и др. Исходная информация в программе представлена операцией, отражающей реальную хозяйственную ситуацию. Операция включает в себя одну или несколько бухгалтерских проводок, посредством которых отражается совершенная операция в бухгалтерском учете. Операции можно вводить, как вручную, так и формировать посредством введенных документов автоматически. Помимо этого в программе есть возможность использовать типовые операции, автоматизирующие ввод часто повторяющихся операций.

    Программа «1C: Бухгалтерия» состоит из набора стандартных отчетов, которые позволяют бухгалтерам получать информацию за произвольно выбранный промежуток времени, в различных разрезах и с требуемой степенью детализации. Совокупность созданных отчетов всегда может быть выведена на печать. При этом происходит составление регистров синтетического учета, включая оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета за период и по датам, карточку счета.

    Использование средств управления распределенной информационной базой не ограничивает действия со стороны пользователей системы. Происходит отслеживание всех изменений данных системой автоматически с их передачей по описанным правилам синхронизации.

    Посредством типовой конфигурации «1C: Бухгалтерия» реализуются наиболее общие схемы учета, что широко используют большинство предприятий. С целью отразить специфику учета конкретного предприятия, типовая конфигурация изменяется в зависимости от требований учета. Программа обладает режимом запуска Конфигуратор, посредством которого обеспечивается:

    • настройка системы по различным видам учета,
    • реализация всех методологий учета, организация любых справочников и документов произвольной структуры,
    • настройка внешнего вида форм ввода информации, настройка алгоритмов и поведения системы в разных случаях посредством встроенного объектно-ориентированного языка
    • широкая оформительская возможность формирования печатных форм документов и отчетов, быстрое изменение конфигурации через конструкторы.
    Определение 13

    Программа «ПАРУС-бухгалтерия» представляет собой систему, используемую для подготовки и учета документации финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершаемых хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, формирования внешней и внутренней отчетности. Систему поставляют в разной комплектации в соответствии с потребностью вести учет операций в валюте, расширенный аналитический учет, учет торговых операций. Основными возможностями этой системы в области учета основных фондов и материалов являются:

    • учет поступлений, перемещений и выбытия основных фондов и материалов,
    • формирование хозяйственных документов, в том числе накладных, товарных чеков,
    • получение оборотной ведомости в разрезе счетов, материально-ответственных лиц и наименований материальных ценностей в стоимостном и количественном выражении,
    • создание ведомостей и журналов-ордеров в сфере выбытия и перемещения,
    • печать описей по инвентаризации,
    • формирование справок о наличии и перемещении материальных ценностей,
    • учет финансово-расчетных операций, включая подготовку платежных банковских и кассовых документов, учет операций по расчетным, валютным и прочим счетам, учет операций кассы,
    • учет по всем видам взаимных расчетов.

    Программа «ПАРУС-бухгалтерия» имеет модуль начисления зарплаты, в котором осуществляются следующие расчеты: зарплата по основной, совмещаемой и замещаемой должности, налоги и удержания, возвраты сумм и перерасчет. Также в ней можно вести учет приказов по кадрам и оплате труда, формировать справки и налоговую отчетность, рассчитывать выплаты по больничным листам, отпускные, пособия на детей, печатать расчетно-платежные ведомости, расходные кассовые ордера, перечислять зарплату через банк, формировать своды по зарплате и журналов-ордеров.

    Программа состоит из полного набора отчетов, в которые включены: книга учета хозяйственных операций, ведомости аналитического учета (журналы-ордера), Главная книга, оборотный баланс, Бухгалтерский баланс и все приложения к нему, отчетные документы для расчета налогов, справки о наличии и перемещении материальных ценностей и денежных средств. Помимо этого программой используется принципиально новый механизм, который дает возможность пользователю самостоятельно настроить формы всех документов по реализации (накладную, счет, заказ и др.), ввести несколько форм по одному и тому же документу, а также добавить в систему документы, которые разработал сам пользователь. С помощью расширенных возможностей системы осуществляется учет финансово-хозяйственной деятельности в рублях и разных валютах без ограничения их числа. По каждой из валют отслеживается история курса по отношению к рублю с целью дальнейшего пересчета и переоценки валютных активов и пассивов на любую дату. Также программа предусматривает переоценку не только валютного денежного счета, но и переоценку дебиторской и кредиторской задолженности, включая формирование всех справок и отчетов, как в валюте, так и в рублях.

    Программу используют в том числе и для расширенного аналитического учета в соответствии со статьями и видами деятельности, учетом затрат и доходов по различным направлениям. Есть возможность разукрупнить любые балансовые счет в разрезе аналитических признаков на нескольких уровнях, что ведет к получению накопительных аналитических данных к счетам по указанным аналитическим признакам и осуществлению по ним различных выборок и выдаче на печать соответствующих отчетов.

    Программа «ИНФИН-управление» используется в работе средних и крупных организаций, которые ведут сложный учет и не требуют внедрение и обучение. Программа предусматривает полный балансовый и забалансовый учет. с организацией работы по нескольким предприятиям на каждом рабочем месте, включая объединение данных, которые вводятся с различных рабочих мест.

    Сетевая версия «Инфин-управления» может функционировать в разных типах сети, а возможность блокировать и синхронизировать сетевые процессы дает возможность осуществлять независимую работу с данными нескольких пользователей, отражая в динамике изменения, которые вносятся с других рабочих станций. Наличие всевозможных сортировок, выборок, изменений порядка аналитик в балансовых счетах позволяет получить документ по разным разрезам информации.

    Работать можно в любом периоде, включая закрытые месяцы и любые будущие периоды. Это полезно как для оперативного ввода первичных документов, так и для корректировки уже вводимой информации. Если происходит изменение данных в закрытом периоде, то осуществляется перерасчет остатков автоматически. Программа предусматривает защиту паролями по разным уровням доступа.

    Программа существует в нескольких вариациях: «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит». Их отличие заключается в функциональных возможностях и стоимости, что дает возможность пользователям выбирать необходимую конфигурацию. «Бухгалтерия-Мини» предусматривает ведение аналитического и синтетического учета и составление всех форм отчетности, «Бухгалтерия-Супер» дополнена учетом в различных валютах, «Бухгалтерия-Макси» — сетевая версия, которая обладает 5 уровнями аналитического учета.

    Программа «Турбо Бухгалтер» используется торговыми, производственными, финансовыми, аудиторскими, страховыми, бюджетными компаниями. Она включает систему стандартных проводок и организацию принципов учета как от проводки, так и от первичного документа.

    Программа способна выполнять несколько функций: быстро и эффективно восстанавливать бухгалтерский учет, автоматически пересчитывать остатки при внесении изменений задним числом, разделять бухгалтерию на участки учета, вести несколько бухгалтерий. Также здесь ведется контроль корреспонденции счетов при наличии обязательных аналитических признаков. Происходит обеспечение учета следующих операций: банковские и кассовые, по основным средствам и нематериальным активам, продукции, учет себестоимости и складской учет, расчеты с контрагентами, расчет заработной платы. С помощью программы выполняется делопроизводство, ведется многомерный и многоуровневый аналитический учет, происходит финансовый анализ деятельности компании.

    «Турбо Бухгалтер» обладает мощными и почти не ограниченными средствами настройки, предлагая несколько версий: базовая, профессиональная и сетевая.

    Комплексная система автоматизации управления организациями и предприятиями «Галактика» используется крупным бизнесом и представлена разработками отраслевых решений, которые дают возможность не только вести эффективный учет, но и переходить от учета к управлению операциями, а в дальнейшем к управлению ситуациями. Системой «Галактика» реализуются крупнейшие проекты ведущих отраслей российского хозяйства с решением задач для предприятий нефтегазовой отрасли, связи и телекоммуникаций, химической и пищевой промышленности, машиностроения, энергетики, металлургии и горнодобывающей промышленности, лесного комплекса и приборостроения.

    Программы серии «БЭСТ» используют предприятия торговли, промышленности, управление организацией. С их помощью происходит автоматизация основных участков учета (ведение расчетного счета, кассы, расчета с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчеты по оплате труда). Программа с успехом используется для автоматизации компаний любого профиля, при этом интерфейс системы, в первую очередь, направлен на пользователей. По этой причине большая часть настроек может быть выполнена самостоятельно пользователем, для чего нет необходимости привлекать дополнительных специалистов.

    Программа «ФОЛИО БухМастер» позволяет специалистам бухгалтерии выстраивать учет любого направления, не привлекая программистов и настройщиков.

    Бухгалтерские проводки в ней обладают неограниченным количеством аналитических признаков по дебету, кредиту и проводке в целом. Программа включает простые варианты создать аналитические резервы, используя аналитические справочники. Доступ к работе с проводками может ограничиваться по определенным функциям или счетам программы на определенных рабочих местах. В целом программа автоматически создает проводки, объединенные в хозяйственные операции, которые имеют свои реквизиты, включая дату, сумму и описание. Бухгалтер может сгруппировать хозяйственные операции по папкам. Также программа формирует бухгалтерские отчеты и отчетность для налоговой. инспекции. «ФОЛИО БухМастер» обладает полным набором стандартных отчетов бухгалтера, также предусмотрена простая возможность создавать произвольные отчеты (мини-отчеты) по всем аналитическим признакам и прочим параметрам.

    Данная программа предусматривает возможность ведения реальной финансовой отчетности по нескольким валютам с использованием данных со склада в автоматическом режиме. При этом производится расчет разницы курса, предусмотрен импорт из торговых и складских программ. Складские и платежные документы из программы ФОЛИО WinСклад, а также из других программ могут быть преобразованы в проводки по соответствующим правилам. Работает механизм отслеживания живой связи между проводками и документами ФОЛИО WinСклад.

    Работа программы включает коррекцию и разработку новейших форм при существовании их генератора посредством встроенной в программу электронной таблицы. По необходимости форму документов легко корректируют даже непрофессионалы. Также есть возможность разработать новые формы документов и отчетов, поскольку программа включает средства конструирования справочников. Существуют здесь и средства для подключения внешних, написанных сторонними разработчиками, модулей к программе, которые могут глубоко интегрироваться с механизмом работы самой программы.

    В одной программе можно вести учет по нескольким предприятиям, для чего она предусматривает возможность формировать сводные отчеты и консолидированные балансы. Помимо этого, ведется налоговый учет и учет по GAAP, поскольку в программе вводится большое число планов счетов с передачей типовых проводок (из документов или внешних программ) по одной операции в различные планы счетов. Для учета налогов существуют типовые проводки, а также все базовые регистры налогового учета. По основным фондам и нематериальным активам предусмотрена полная система документов и отчетности, в том числе расчет амортизационных отчислений.

    Программа «Инфо-бухгалтер» предусматривает ведение бухгалтерского и налогового учета всей работы предприятия, включая учет основных средств и нематериальных активов, товарных запасов и др. В программу «Инфо-бухгалтер 8.3» встроен специальный блок «Заработная плата и кадровый учет». Он содержит штатное расписание, автоматически формирует приказы кадрового учета состава и табель отработанного времени и любые аналитические отчеты по персоналу фирмы, расчеты по оплате труда, отпуска и больничных листов, формирует отчеты в налоговую и ПФ РФ.

    Малые предприятия в своей деятельности чаще используют системы, охватывающие всю финансово-хозяйственную деятельность с возможностью решать комплексные задачи бухучета.

    По Налоговому Кодексу РФ для малого бизнеса установлены специальные налоговые режимы с признанием особого порядка исчисления и уплаты налогов и сборов в течение определенного периода времени. Их используют для создания более благоприятных экономических условий работы компаний и ИП (индивидуальных предпринимателей), они упрощают систему учета и отчетности.

    Особенность специальных налоговых режимов заключается в том, что они способны гибко учесть все особенности налогооблагаемого объекта, способствуя обеспечению развития предпринимательской активности. Сегодня для автоматизации учетной работы на малых предприятиях разрабатываются пакеты прикладных программ (ППП), использующих один из рассмотренных вариантов ведения учета.

    Работу в этих программных продуктах выстраивают по 2 вариантам. Основой одних программ является базовый вариант общепринятого учета и налогообложения со встроенным модулем, который настраивается на специальные режимы налогообложения. Другие программы используются для ведения бухучета по упрощенной системе налогообложения (УСН) или с применением ЕНВД (единый налог на вмененный доход).

    Программа «БЭСТ-ОФИС: Система управления малым предприятием», выпущенная компанией «Интеллект-Сервис», обладает гибкой настройкой ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с предусмотренными для малого бизнеса системами налогообложения.

    Программа ведет учет по упрощенной системе налогообложения из первичных документов с выполнением:

    • регистрации хозяйственных операций, формирования книги доходов и расходов,
    • учета основных средств и расчета их амортизации,
    • расчета налоговой базы для исчисления единого налога при УСН посредством регистрации первичных документов и книги доходов и расходов,
    • автоматического расчета единого налога по алгоритму выбранных настроек с помощью расчета налоговой базы из Книги учета доходов и расходов,
    • автоматического заполнения форм декларации по единому налогу по УСН,
    • автоматического расчета страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию в период действия УСН для компаний малого бизнеса.
    Определение 21

    Программный комплекс «Турбо Бухгалтер 6.7. Малый бизнес» используется малым бизнесом. С точки зрения технологии он включает 2 части: саму программу «Турбо Бухгалтер 6.7 Лайт» и приложения к ней «Малый бизнес».

    «Турбо Бухгалтер» предусматривает возможность вести учет несколькими способами, один из которых выбирается по отношению к специальному налоговому режиму: Единый сельскохозяйственный налог, УСН, Единый налог на вмененный доход. Есть возможность вести учет частным предпринимателям и организациям, которые используют общий режим налогообложения с помощью 2 методов — метод начисления и кассовый метод.

    Посредством программного комплекса «Турбо Бухгалтер 6.7. Малый бизнес»:

    • ведется раздельный учет по видам деятельности (при использовании ЕНВД),
    • автоматически осуществляется налоговый учет при использовании УСН,
    • автоматически ведется налоговый учет по правилам главы 25 НК РФ,
    • автоматически заполняется Книга учета доходов и расходов для фирм и ИП, использующих УСН.

    Приложение «Малый бизнес» состоит из форм налоговой отчетности для фирм и ИП, которые используют специальные режимы налогообложения и Книгу учета доходов и расходов.

    Программа «Турбо Бухгалтер. Упрощенная», разработанная компанией «ТБ-Центр» вместе с компанией «ДИЦ». Ее используют предприятия и предприниматели (ИП) для бухгалтерского и налогового учета с применением УСН. Программа предусматривает возможность перейти с упрощенной системы налогообложения на общую, а также обратно, без потери данных. При этом она также обладает настройкой на учет как «от первичного документа», так и «от проводки».

    С помощью средств данной программы формируется Книга учета доходов и расходов и налоговые декларации по УСН. Их заполнение происходит автоматически на основе внесенных проводок.

    Программа «1C: УСН», выпущенная компанией «1C» учла все нюансы перехода на упрощенную систему налогообложения с остальных режимов налогообложения. Так, программа реализует создание Книги учета доходов и расходов, деклараций по единому налогу, отчетности и возможность проводить прочие операции.

    Программа «Инфо-Предприниматель», разработанная компанией ООО «Инфо-1» способна вести автоматизированный учет для ИП по упрощенной системе налогообложения.

    Малые и средние предприятия, особенно в сфере торговли, предпочитают простые, удобные и многофункциональные системы, автоматизирующие бухучет, основные процессы и складской учет, расчеты по оплате труда и кадровый учет.

    Примерами таких программ могут быть система «ПАРУС-Предприятие 7», модуль «1C: Торговля и склад» система «1C: Предприятие», программа торгового и складского учета ФОЛИО WinСклад, Складской учёт V4.0.1, D-Tech Торговля и Склад 1.0 и др.

    Система «ПАРУС-Предприятие 7» сформирована по технологии «файл-сервер». В соответствии с этой системой база данных хранится на сервере, а обработка информации осуществляется на рабочей станции. Эта архитектура оптимальна для коробочного продукта. С помощью использования архитектуры «файл-сервер» можно достичь минимизации затрат по программному окружению, если сравнивать с архитектурой «клиент-сервер». Для нее характерны меньшие требования к аппаратному окружению без требования специализированного администратора.

    Систему можно эксплуатировать как на одном, так и на нескольких ПК (от 15 до 20), которые формируются в единую локальную сеть. Пользователи системы могут являться главными бухгалтерами и специалистами по разделам учета, менеджеры по сбыту и сотрудники склада, работники финансовых и экономических отделов. Рассматриваемая система выстраивается в соответствии с модульным принципом, представляя собой систему модулей, каждый из которых необходим для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия. Работа может вестись как в автономном режиме, так и наряду с работой других модулей комплекса с образованием единого информационно-управленческого пространства компании. «ПАРУС-Предприятие 7» состоит из нескольких модулей: «Бухгалтерия», «Реализация и склад», «Комплекс», «Учет договоров», «Комплектование», «Заработная плата» и «Кадры». Каждый из них способен функционировать в качестве самостоятельного приложения, но в большей степени их достоинства могут быть реализованы при использовании их совместно. Бухгалтерская часть комплекса представлена универсальной полнофункциональной бухгалтерской системой, включающей новые возможности, которые предоставляются Windows-интерфейсом. Ее предназначение состоит в использовании широким кругом предприятий и организаций.

    Торгово-складская часть комплекса представлена системой, автоматизирующей торговую работу складского характера. Управление торговлей здесь необходимо рассматривать в качестве самостоятельной деятельности, выведенной за рамки бухгалтерии. Торговая часть в комплексе является отдельным полноценным программным продуктом, который должен отвечать требованиям менеджеров и ориентирован на них и прочих торговых работников. С ее помощью происходит учет и контроль не только перемещения товаров, но и финансового состояния, включая взаимные расчеты с автоматическим контролем кредитного лимита.

    Модуль «Комплекс» объединил возможности бухгалтерской и товарно-складской части программы. Он является классикой комплексных решений компании «Парус», которая использует новые, прогрессивные технологии.

    Модули «Зарплата» и «Кадры» необходимы для того, чтобы рассчитывать зарплату и вести кадровую работу. С помощью них специалисты ведут полный цикл расчета, начиная от начислений и удержаний. и завершая отчислением в фонды, составлением ведомостей и проводок по оплате труда. С помощью модуля «Кадры» автоматизируется весь процесс кадрового учета, включая ведение штатного расписания и приказов по приему и перемещению персонала, получение необходимых статистических отчетов. Расчет по оплате труда настраивается при учете специфики фирмы, при этом автоматически формируются все унифицированные отчетные формы по учету труда и заработной платы (включая статистические) для предоставления в налоговые органы, ПФ РФ. Есть возможность перечислять заработную плату на пластиковые карточки работников предприятия.

    Модуль «Учет договоров» представлен дополнением в складской части комплекса, который необходим для автоматизации учета договоров. Посредством данной комплектации учитываются и контролируются договора купли-продажи, предоставляются услуги, отслеживается движение товаров, состояние финансов и взаимные расчеты, автоматический контроль лимита кредитования.

    Модуль «Комплектование» является дополнением к складской части комплекса. Он предназначен для автоматизации складских процессов производства, облегчая работу сотрудников, которые занимаются производственным учетом. Комплекс способен решать задачи учета нормативных затрат по картам, создания и отработки актов комплектации и разукомплектации, включая списание комплекта и оприходование комплектующих. Достоинства системы представлены простым освоением, широкими функциональными возможностями, высокой надежностью, типовыми настройками на различные типы компаний, сокращением затрат на автоматизацию с помощью выбора оптимальной комплектации с возможностью нарастить ее в дальнейшем, возможность анализа учетной информации в базах данных.

    Интеграция с программным обеспечением других разработчиков системы «ПАРУС-Предприятие 7» выстраивается по принципу интеграции с широко применяемыми стандартными программными продуктами. Примером может быть Microsoft Excel.

    Поставка системы «ПАРУС-Предприятие 7» происходит в качестве готового решения при учете специфики каждого рыночного сегмента. Базовая поставка включает совокупность необходимых настроек и систему первичных и отчетных форм. Далее необходимо отметить основные возможности автоматизации деятельности бухгалтера по разным модулям системы.

    Модуль «Бухгалтерия» определяет ведение учета денежных средств в рублях и иностранной валюте, основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, дебиторских и кредиторских расчетов. Существует возможность детализации учета по счетам расширенного аналитического учета до 5 порядка, а также в зависимости от ряда вспомогательных признаков, дополняющих хозяйственные операции. Программа предусматривает ведение инвентарной картотеки, в которой рассчитываются амортизационные отчисления, проводится переоценка, списываются и проводятся другие операции по основным фондам, ведется учет счетов-фактур и книг покупок и продаж. С помощью модуля ведется подготовка платежных и внутрихозяйственных документов, нормативной отчетной документации и формируются дополнительные отчеты требуемых форм и состава.

    Модуль «Реализация и склад»., основные возможности по автоматизации торгово-складской деятельности которого состоят в следующих операциях: поддерживать оптовую реализацию любого типа продукции, включая контроль ее движения, взаиморасчеты и состояние финансов без привлечения бухгалтерии, формирование журналов товарных запасов, резерв продукции, учет и формирование инвентаризационных результатов, настраиваемый учет по партиям с автоматическим учетом сроков годности, прямая обработка торговых документов бухгалтерскими подсистемами и создание полной складской отчетности.

    Модуль «Комплекс» способствует объединению бухгалтерских, товарных и складских операций при выполнении нескольких функций:

    • учитывает поступление, перемещение и выбытие основных средств, материалов, учитывает инвентаризацию имущества, включая корректировку данных бухгалтерии в случае их несовпадения с фактическими показателями,
    • учитывает взаимные расчеты с подотчетными лицами, с потребителями, поставщиками, по полученным и выданным авансам, по дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе контрагентов, документов и оснований, аналитики и прочих признаков, которые могут быть выбраны произвольно,
    • учитывает операции на расчетном, валютном и прочих счетах, учитывает кассовые операции,
    • формирует хозяйственные документы с получением оборотных ведомостей в разрезе счета, материально ответственного лица и наименования материальных ценностей по стоимости и количеству, создает справки о наличии и перемещении материальных ценностей и денег,
    • учитывает входящую товарную документацию, возвраты поставщикам и возврат от потребителей,
    • формирует нормативные карты на наборы товаров,
    • ведет 5-уровневую аналитику по всем счетам синтетического учета и накопительные аналитические регистры для ведения налогового учета,
    • формирует Книгу учета хозяйственных операций, ведомость аналитического учета, Главную книгу и оборотный баланс, Бухгалтерский баланс и все формы соответствующих приложений к балансу.
    Определение 26

    Программа «1C: Торговля и склад» представлена компонентой «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие», включая типовую конфигурацию для автоматизации учета на складе и торговли. «Оперативный учет» фиксирует наличие и перемещение материальных ценностей и денежных средств. Эту компоненту используют как автономно, так и наряду с прочими составляющими программы «1C: Предприятие».

    Предназначение программы состоит в учете любых видов операций торговли. Она обладает гибкостью и настраиваемостью, благодаря чему система выполняет всю совокупность учетных функций, начиная ведением справочников и вводом первичных документов, и заканчивая получением разных ведомостей. С помощью типовой конфигурации:

    • ведется раздельный финансовый и управленческий учет,
    • учет может вестись от имени нескольких предприятий,
    • есть возможность учитывать товарный запас с возможностью выбирать метод списания себестоимости, ведения раздельного учета собственной продукции и продукции, которая берется на продажу,
    • оформляется закупка и реализация товаров, производится автоматическое начальное формирование документации с помощью ранее вводимых сведений, создаются требуемые первичные документы,
    • ведется учет взаимных расчетов с потребителями и поставщиками, учет товарного кредита и контроль погашения,
    • выполняется резервирование товаров, ведется учет переданных к реализации товаров, включая их возврат и контроль оплаты,
    • выполняется автоматический расчет цен на момент списания товаров, что позволяет быстро внести изменения посредством групповой обработки справочников и документов,
    • автоматически формируются бухгалтерские проводки.

    Программа «1C: Торговля и склад» адаптируется под любые особенности учета в организации, включая аудит автоматизации бухгалтерского учета. Система включает конфигуратор, позволяющий проводить настройку всех основных элементов системы, редактировать уже действующие и формировать новые документы любой структуры, составлять журналы для действий по документам и произвольно проводить перераспределение документов по журналам для оперативных действий над ними, форматировать действующие и составлять новые справочники произвольной структуры, формировать регистры для учета средств в требуемых разрезах, а также любые дополнительные отчеты и процедуры с целью обработки информации. Что касается современного интерфейса этой программы, то он состоит из различных средств, предназначенных для связи с другими программами. Существует возможность экспорта и импорта сведений с помощью текстовых файлов, что определяет возможность обмена данными почти с любыми программами.

    Так, программа «1C: Торговля и склад» интегрируется с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия. После считывания сканером штрих-кода с этикетки, которая размещается на упаковке товара, система способна автоматически создать запрос для получения данных о товаре с записью их в базу данных.

    Последняя разработка «1C» представлена программой «1C: Управление торговлей 8». Она является современным инструментом увеличения эффективности бизнеса торговых предприятий. Это решение прикладного характера способствует комплексной автоматизации задач оперативно-управленческого учета, анализу и планированию торговых операций с обеспечением эффективного управления современными торговыми предприятиями.

    Информационная база регистрирует как уже совершенные, так и только запланированные хозяйственные операции. «1C: Управление торговлей 8» способна также автоматизировать почти все первичные документы торгового и складского учета, включая документы движения денежных средств. Среди дополнительных сервисных возможностей необходимо отметить веб-приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».

    Программа ведет управленческий учет по торговому предприятию в целом. Если с программой работает холдинговая структура, то оформление документов происходит от имени нескольких компаний, которые включены в холдинг.

    «1C: Управление торговлей 8» автоматически подбирает данные, которые требуются для ведения бухучета с их передачей в систему «1C: Бухгалтерия 8». Помимо этого, предусматривается передача в бухгалтерские конфигурации системы программ «1C: Предприятие 7.7», перенос информации из ИБ прикладного решения в «1C: Торговля и склад 7.7». Программа отличается от своей предшественницы тем, что рассчитана не только на автоматизацию учета, но и на оказание реальной помощи управленцам на всех уровнях, начиная с руководителя и заканчивая рядовым сотрудником.

    Программа «1C: Управление торговлей 8» реализовала новые возможности, которые способствуют повышению эффективности использования ресурсов предприятий в области планирования продаж, закупок, платежей, оптимизации товарных запасов при учете ожидаемого поступления продукции от поставщиков и контролю соблюдения плана, доступности денежных средств, дисциплины поставки и платежей.

    Подготовительные процедуры

    Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

    Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

    Первый этап – сбор и систематизация информации

    Изучаются внутрифирменные акты:

    • Учётная политика,
    • План счетов,
    • должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

    Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

    • график документооборота,
    • маршруты движения информации,
    • распределение служебных обязанностей.

    Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие — в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

    Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

    Второй этап – составление техзадания

    После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

    • структура бухгалтерии (должности и функционал),
    • перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов),
    • масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы),
    • выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

    Важная составляющая — разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

    К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

    Третий этап – подбор программного обеспечения

    Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

    • величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение,
    • совместимость с установленной операционной системой,
    • возможность и стоимость обучения персонала,
    • представленность в регионе обслуживающих фирм,
    • соответствие потребностям пользователей,
    • технические параметры имеющегося оборудования,
    • наличие сетевой и локальной версий.

    Перечень программ

    Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

    Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

    К счастью, российские программисты создали много функциональных и удобных продуктов, адаптированных либо адаптирующихся под нужды потребителей.

    В десятке наиболее распространённых:

    Крупнейшие заводы и концерны эксплуатируют индивидуальные или иностранные проекты, такие как SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубежного софта в этом случае обоснована необходимостью соблюдения западных стандартов из-за обращения акций на международном рынке.

    Среди технологических новшеств отметим «облачные» продукты. Предложение интересно малому бизнесу, заинтересованному в минимизации расходов, поскольку такое ПО не привязано к рабочему месту, функционально и стоит недорого.

    Обзор систем автоматизированного бухгалтерского учёта

    Современные решения автоматизации работы бухгалтеров содержат весь необходимый функционал и, как правило, изначально настроены под часто встречающиеся требования (налоговые режимы, масштабы, специфику).

    Программы отличаются удобством в использовании, степенью автоматизации учётных процессов, совместимостью с операционными средами, уровнем обслуживания.

    1) «1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

    У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

    Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

    4) «БОСС» (Компания «АйТи»)

    Наиболее известный продукт компании – «БОСС-Кадровик» – приложение по расчёту оплаты труда.

    «БОСС-Бухгалтер» успешно поддерживает работу большого количества пользователей, входит в комплекс автоматизации управления.

    Подраздел «Производственные затраты» пообъектно распределяет косвенные затраты.

    Реализован контроль над планируемыми и фактическими расходами.

    7) «Турбо-бухгалтер» (Компания ДИЦ)

    Полноценное комплексное решение, в котором реализованы основные задачи: формирование проводок, расчёт заработной платы и налогов, контроль активов, хранение и движение документации.

    «Турбо-Бухгалтер» легко настраивается, предоставляет расширенное количество уровней аналитики, а также возможность внесения изменений в прошедшие периоды.

    8) «Интегратор» (ЗАО «Инфософт»)

    «Интегратор» – часть КИС «Флагман».

    В разделе «Бухгалтерия» учитываются активы, расходы, взаиморасчёты. Модуль «Зарплата» поставляется отдельно.

    Есть два варианта отражения хозяйственных операций на счетах: при регистрации документа или автономно от него. Вариант зависит от потребностей заказчика, поскольку часть документов заводят не работники бухгалтерии, а, например, менеджеры.

    9) «Аккорд» (Фирма «Атлант-Информ»)

    «Аккорд» – ещё один пример модульного решения. Предусмотрены кластеры для различных служб: кадровой, экономической, снабжения, продаж, бухгалтерской. Отдельный блок выделен под планирование производственной себестоимости.

    Разработчик использует современные СУБД и новейшие компьютерные технологии, ориентирован на архитектуру клиент-сервер.

    10) «ABACUS» (ЗАО «Омега»)

    «ABACUS» также состоит из модулей. Проводки хранятся в единой базе, поэтому нет необходимости переносить информацию из одного подраздела в другой. Система ориентируется на пользовательскую базу в 50-100 человек.

    Высоки аналитические возможности, особенно в части движения материально-производственных запасов.

    Ценовые различия рассмотренных программ оценить сложно, поскольку стоимость зависит от множества факторов. Отметим, что модульное программное обеспечение более гибкое, однако его внедрение требует значительных вложений. Кроме того, чем меньше на рынке знакомых с приложением программистов, тем больше рисков возникновения сложностей в донастройке, доработке и получении прочих услуг сопровождения.

    Порядок проведения автоматизации

    Внедрение проводится как собственными силами, так и привлечёнными специалистами. Выбор зависит от сложности процесса и наличия в штате соответствующих единиц.

    Участникам сферы услуг или продавцам небольшого ассортимента товаров вполне подходит стандартный бухгалтерский софт, без значительных дополнительных доработок. Организации оптовой торговли, производства и строительства перестраивают стандартную информационную систему под свои нужды.

    Прежде всего на основании технических требований:

    • вводится План счетов (аналитика, субсчета, количественные показатели, типовые проводки),
    • устанавливаются параметры Учётной политики (вариант оценки товарно-материальных ценностей, расчёт налога на прибыль по ПБУ 18/02, порядок закрытия отчётных периодов, налоги),
    • дорабатываются варианты формирующихся первичных документов (добавляются неунифицированные формы, меняются реквизиты),
    • формируются справочники и классификаторы,
    • прорабатываются пути обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ).

    После установки приложения создаётся сетевое подключение, вносится список пользователей и указываются их права.

    Как правило, первое время (месяц или два) работа ведётся и по старой методике, и в новом ПО, выявляются недоработки, обучаются сотрудники.

    После настройки при правильном подходе в дальнейшем требуется лишь периодическое обновление.

    Что такое автоматизация бухгалтерского учета

    В простом понимании автоматизация бухучета представляет собой установку специально разработанного программного продукта на компьютер с целью перевода всей бухгалтерии в автоматизированный режим. Внедрение компьютерных технологий позволяет анализировать и планировать деятельность организации, а использовать программные продукты могут как бухгалтеры, так и другие сотрудники предприятий благодаря их универсальности.

    Цели и задачи

    Повышение производительности труда за счет сокращения бумажной работы и расчетов в ручном режиме – основная цель внедрения автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях разных форм собственности. Компьютерные программы помогают снизить производственные расходы, снизить вероятность возникновения ошибок из-за ввода информации из разных источников. АИС способствуют эффективности планирования и управления финансами, а также улучшает условия труда.

    Если говорить о задачах, которые ставятся перед программой, следует обозначить следующие из них:

    • подготовка первичной документации,
    • настройка операций бухгалтерской и управленческой направленности под нужды конкретной организации,
    • создание необходимого количества планов-счетов,
    • ведение учета различных электронных форм,
    • формирование необходимой отчетности.

    Влияние автоматизации бухучета на финансово-хозяйственную деятельность предприятия

    Использование программного обеспечения исключает так называемый «человеческий фактор», упорядочивая бухучет. Автоматизация бухгалтерского учета помогает исключить большое число ошибок, повысить оперативность и экономичность работы отдела бухгалтерии. Создание интегрированной АИС является важнейшим шагом для оперативного получения информации, так необходимой для эффективной работы всей организации.

    Упорядочение и структурирование бухгалтерского учета

    Компьютеризация бухгалтерской деятельности облегчает труд работников за счет того, что вся информация имеет определенный порядок и структурирована по разделам. Если раньше для поиска либо выемки нужных данных надо было затратить большое количество времени и человеческих ресурсов, то в автоматизированном режиме этот процесс занимает считанные секунды, причем получить информацию можно в любом разрезе, а затем распечатать, сохранить или же отправить ее по электронной почте.

    Раскрытие аналитических данных для целей управленческого учета

    Внедряя автоматизированный учет, все имеющиеся данные можно использовать в разных сферах деятельности предприятия, в том числе для аналитики с целью дальнейшей корректировки политики организации. Это непосредственно относится и к управленческому учету, поскольку своевременно принятые меры способствуют не только стабильному развитию предприятия, но и недопущению ошибок, приводящих к плачевным последствиям.

    Снижение количества ошибок

    Если при работе в ручном режиме можно допустить ряд ошибок, причем без какого-то злого умысла, а по невнимательности, то автоматизация помогает если не исключить, то свести к минимуму такие инциденты. Подача достоверной информации в контролирующие органы избавит организацию от уплаты штрафов, ведь любая ошибочная информация воспринимается проверкой как сокрытие истинных фактов, а не рассматривается как недочет со стороны бухгалтера.

    Оперативность ведения первичного учета

    К документам первичного учета относятся бумаги, которые способны подтвердить осуществление сделок (платежные поручения, кассовые ордера, накладные расходы). Первичная документация является важной составляющей бухучета, поскольку она обязательно запрашивается налоговиками для проверки и тщательного изучения. Кроме того, она служит доказательной базой в судебных тяжбах.

    При ведении бухучета на бумажных носителях часто запаздывали с внесением данных по первичным проводкам. Внедрение автоматизации помогло избавиться от этой проблемы, ведь вся работа выполняется оперативно и в кратчайшие сроки. Кроме этого, такой подход поспособствовал подготовке квартальных и годовых отчетов с предоставлением их без просрочек.

    Доступность единой информационной базы

    Автоматизация бухгалтерского учета неразрывно связана с автоматизацией других производственных процессов на предприятии. Это позволило создавать единые базы, доступ к которым можно осуществлять с любого рабочего компьютера, представленного в системе в виде АРМ (автоматизированного рабочего места). Специалисту нет необходимости изыскивать формы внутренней отчетности или необходимые показатели, обращаясь к другим работникам. Все данные заносятся и хранятся в системе.

    Оптимизация расходов предприятия на содержание штата бухгалтеров

    Большие объемы рутинной бумажной работы требует от специалистов внимательности, что приводит к увеличению сроков их исполнения. Это может стать причиной задержек, срывов сроков и неисполнения определенных бухгалтерских операций. Приходится нанимать новых работников, увеличивая расходы на оплату труда, организацию рабочего места. Автоматизация бухгалтерского учета сокращает время на выполнение ряда операций, разгружая работников сектора бухгалтерии и исключая чрезмерное раздувание штата.

    Системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ)

    Под системой автоматизации бухучета следует понимать определенную компьютерную программу, которая предназначена для бухгалтерского или фискального учета. Ее внедрение может осуществляться на предприятиях, применяющих общую любо упрощенную систему налогообложения. Для должного функционирования предприятия САБУ должны обладать расширенными возможностями, которые не ограничиваются лишь бухгалтерскими функциями. В зависимости от сложности ведения бухучета и его объемов системы автоматизации можно объединить в следующие классы:

    • персональные («Домашняя бухгалтерия», Quicken, Microsoft Money, KMyMoney),
    • для малых или средних предприятий (1С:Предприятие, БЭСТ, Парус, Microsoft Dynamics NAV),
    • для крупных предприятий (SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика»),
    • для банков либо кредитных организаций (Диасофт, ЮниСАБ, Инверсия, Новая Афина).

    Персональные системы

    В связи с повышением финансовой грамотности населения и использованием домашней бухгалтерии стали пользоваться популярностью персональные системы. Основные требования, которые к ним предъявляются, это:

    • простота использования за счет создания специальных таблиц,
    • настройка для домашнего использования,
    • небольшая цена либо полностью бесплатное использование,
    • простая аутентификация,
    • возможность хранения данных на облачных ресурсах,
    • закрытый формат базы данных,
    • простые средства анализа и генерации отчетности.

    Автоматизация бухгалтерии на малых и средних предприятиях

    Программные продукты, предназначенные для использования на предприятиях малого и среднего бизнеса, аккумулируют в себе функции, необходимые не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и использования в разных сферах деятельности предприятия. Они должны соответствовать ряду требований:

    • подготовка отчетности для госорганов,
    • регулярное обновление текущей версии и соответствие ее нормативным актам,
    • возможность использования с нескольких АРМов,
    • автоматизация расчетов по заработной плате, выплате налогов, учета материально-технических ценностей,
    • наличие отдельных модулей для узкоспециализированной направленности (управление товарооборотом, закупки оборудования).

    Комплексные интегрированные САБУ для крупных предприятий

    На предприятиях-гигантах применяют EPR-системы, которые помогают автоматизировать не только бухучет, но и все производство (управление, планирование, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства). При внедрении систем для планирования ресурсов предприятия (так переводится аббревиатура) создается единая база данных, где аккумулируется данные, применимые для разных подразделений организации. Из отечественных систем можно выделить БОСС, МАГНАТ, Кх3, а среди популярных зарубежных аналогов – SAP R/3, MANMAN/X, TRITON.

    Финансово-аналитические программы для управленческих целей

    Бухгалтерская работа требует аналитической обработки полученной информации, что привело к появлению на рынке финансово-аналитических программ. При помощи математических методов происходит анализ финансового состояния субъекта хозяйствования и результатов его деятельности. Все программы можно разделить на два класса:

    • системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
    • системы для работы с инвестиционными проектами.

    Критерии выбора программы автоматизированного учета

    Перед покупкой нужно обратить внимание на ряд особенностей, которые помогут использовать программу более эффективно:

    • надежность и защищенность от вероятных сбоев. Программы должны бесперебойно функционировать, а в случае повреждения оперативно возобновляться,
    • простота и доступность в процессе эксплуатации. Пользовательский интерфейс программы должен быть адаптивным, не вызывать сложностей при ознакомлении или работе,
    • многофункциональность и возможность настройки требуемых параметров. База должна работать так, чтобы ее легко можно было адаптировать под потребности отдельно взятого предприятия, а наличие функциональных возможностей выполнять все необходимые действия.
    • наличие единой базы данных с логической увязкой параметров. Все структурные подразделения должны иметь доступ к данным для использования их в своей работе.
    • высокая пропускная способность. Этот параметр обуславливается тем, что в процессе работы в базу заносится большое количество информации, которая должна своевременно обрабатываться и храниться.

    Приобретаемые САБУ должны способствовать качественному ведению бухгалтерского учета, быть удобными и надежными, без ошибок осуществлять расчеты, перенос данных из одной формы в другую, накопление итогов. Для того чтобы обеспечить эти параметры, система должна иметь единую базу данных текущих и архивных материалов или выдавать необходимые ведения по запросам пользователей. Фактическая себестоимость (без учета обслуживания) хорошего программного продукта немала, так как разработка модулей трудоемка и требует привлечения специалистов высокой квалификации.

    Автоматизация учета на предприятии – этапы внедрения

    Автоматизация бухгалтерского учета – процесс трудоемкий, занимающий немало времени. Если посмотреть на него с финансовой точки зрения, то можно увидеть, что покупка программного обеспечения значительно превышает затраты, связанные с приобретением техники, необходимой для полноценного функционирования системы. Внедрение можно осуществлять при помощи разработчиков, сторонних организаций либо своими силами, но в последнем случае можно столкнуться с рядом проблем.

    Подготовительный

    Для того чтобы автоматизация бухгалтерского учета заработала во всю мощь, необходимо осуществить несколько этапов, первый из который является подготовкой. Он состоит из следующих шагов:

    1. оптимизация бухучета. АИС являются универсальными, поэтому легко адаптируются под работу любых предприятий при правильности настройки всех параметров. Для этого нужно провести полный анализ существующей системы бухучета на предприятии и выявить слабые моменты для последующей их ликвидации.
    2. выбор масштабов автоматизации и очередность внедрения. Данный процесс имеет большую актуальность, поскольку автоматизация осуществляется этапами, начиная с ведения главной книги, бухгалтерского баланса, оборотных ведомостей, журнала хозопераций, карточек синтетического счета, расчета налогов и составления отчетности.
    3. постановка задачи. Суть его заключается в определении необходимого функционала для нужд отдельно взятой организации, чтобы не платить за модули, использование которых осуществляться не будет. При типовых конфигурациях система будет выдавать первичную документацию, регистры, данные для внутренних нужд компании, отчетность и расчеты по избранным платежам.
    4. приобретение программного обеспечения и необходимой техники. Только после прохождения всех вышеописанных шагов можно выбрать АИС для бухгалтерского учета, которая по всем параметрам будет подходить юридическому лицу и эффективно работать на протяжении долгого времени.

    Внедрение системы автоматизированного учета

    Для того чтобы процесс автоматизации бухгалтерского учета прошел как можно гладко и без особых проблем, необходимо тщательно продумать возможные проблемы на каждой стадии подготовки и по возможности исправлять недочеты или же осуществлять дополнительные доработки на самых первых этапах внедрения АИС. Помимо этого нужно осуществить ввод реквизитов компании, данные о руководстве, главном бухгалтере.

    На этапе внедрения выполняется подготовка технических, программных, информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана счетов (их добавление, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета), ввод остатков, установка расчетного периода. Сам же процесс выглядит следующим образом:

    1. ввод параметров настройки плана счетов, который был определен при оптимизации учета и в полном соответствии со спецификой организации (регистрация движения складских ценностей, выпуск продукции, управление персоналом),
    2. настройка для предприятия типовых проводок, выбор которых напрямую связан с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта,
    3. ведение форм первичной документации, выбор которых был сделан по критериям постановки задачи,
    4. настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности с возможностью осуществлять автоматический расчет данных каждый квартал.

    Особенности текущего обслуживания

    На первых порах могут случаться сбои в работе программного обеспечения ввиду особенностей как самого процесса ведения бухгалтерского учета в организации, так и самого ПО. При покупке продукта предприятию целесообразно заключать договоры абонентского сопровождения. В таком случае специалисты своевременно будут реагировать на проблемы, возникшие при использовании базы, оперативно устраняя их. Иногда вопросы, связанные с автоматизацией, можно решать и собственными силами, если в штате есть специально обученные люди и получено одобрение компании-разработчика.